Protokollführung bei Öffnung und Prüfung der Angebote
Die richtige Dokumentation stellt sicher, dass die Öffnung der Angebote und ihre Prüfung transparent durchgeführt werden und Entscheidungen der Auftraggeber nachvollziehbar sind.
Was muss bei der Öffnung der Angebote protokolliert werden?
Bei offenen und nicht offenen Verfahren müssen öffentliche Auftraggeber die Öffnung der Angebote protokollieren. Im Verhandlungsverfahren besteht zwar keine Protokollierungspflicht, ein internes Protokoll für den Vergabeakt ist aber empfehlenswert.
Das Protokoll muss mindestens folgende Angaben zu den einzelnen Angeboten enthalten:
- Name und Geschäftssitz des Bieters,
- Gesamtpreis oder Angebotspreis mit Angabe des Ausmaßes allfälliger Nachlässe und Aufschläge und, wenn die Vergabe in Losen oder für die ganze Leistung oder für Teile derselben Varianten vorgesehen waren, auch die Lospreise sowie die Variantenangebotspreise,
- wesentliche Erklärungen des Bieters,
- sonstige im Hinblick auf andere Zuschlagskriterien als dem Preis relevante in Zahlen ausgedrückte Bieterangaben, deren Bekanntgabe in den Ausschreibungsunterlagen angekündigt wurde,
- Vermerke über offensichtliche Angebotsmängel und
- Geschäftszahl des Verfahrens sowie gegebenenfalls die Namen der Kommissionsmitglieder.
Darüber hinaus steht es Auftraggebern frei, weitere Informationen zu protokollieren.
Auftraggeber müssen das Protokoll ohne Aufforderung allen Bietern übermitteln bzw. bereitstellen.
Die richtige Dokumentation bei der Angebotsprüfung
Auftraggeber müssen auch die Prüfung der Angebote dokumentieren. Dabei müssen sie darauf achten, dass alle für die Beurteilung wesentlichen Umstände nachvollziehbar sind. Im Zweifel sollte also ausführlicher dokumentiert werden.
Die Dokumentation sollte den Inhalt der Angebotsprüfung widerspiegeln: Entspricht das Angebot den Grundsätzen des Vergaberechts? Sind die Bieter bzw. Subunternehmer geeignet? Ist das Angebot rechnerisch richtig, die Preise angemessen und entspricht es auch sonst der Ausschreibung (formrichtig und vollständig)?
Alle Bieter können verlangen, dass ihnen jene Teile der Dokumentation bereitgestellt oder übermittelt werden, die ihre Angebot betreffen.