Der Widerruf: Wenn ein Vergabeverfahren ohne Zuschlag endet.

Ein Vergabeverfahren hat in der Regel den Abschluss eines privatrechtlichen Vertrages zwischen öffentlichen Auftraggebern und Unternehmern zum Ziel. Das Verfahren kann jedoch bei Vorliegen bestimmter Gründe frühzeitig von Auftraggebern abgebrochen werden und mit einem Widerruf enden. Mangels Zuschlagserteilung kommt es in diesen Fällen zu keinem Vertragsschluss und somit auch zu keiner Auftragserteilung.

Möchten Auftraggeber Verfahren widerrufen, so haben sie in der Regel – ähnlich der zweistufigen Struktur des Zuschlagsverfahrens – zunächst eine Widerrufsentscheidung zu treffen, bevor sie den endgültigen Widerruf erklären. In der Widerrufsentscheidung haben sie den Bietern die Gründe des beabsichtigen Widerrufs sowie das Ende der Stillhaltefrist bekanntzugeben. Nach Mitteilung bzw. Bekanntmachung der Widerrufsentscheidung dürfen allfällige eingelangte Angebote nicht mehr geöffnet werden.
Wer über den beabsichtigten Widerruf informiert werden muss, hängt vom Zeitpunkt und Grund der Widerrufsentscheidung ab:

Widerrufsentscheidung vor Ablauf der Angebotsfrist

Wenn der Widerruf zwingend ist

Auftraggeber sind zum Widerruf des Verfahrens verpflichtet, wenn Umstände bekannt werden, die – wären sie schon vor der Einleitung des Verfahrens bekannt gewesen – eine Ausschreibung ausgeschlossen oder zu einer inhaltlich wesentlich anderen Ausschreibung geführt hätten. Auftraggeber müssen die Widerrufsentscheidung in derselben Art bekannt machen, wie die ursprüngliche Bekanntmachung des Verfahrens. Darüber hinaus ist der beabsichtigte Widerruf den Bewerbern, den Unternehmern, die eine Interessenbestätigung übermittelt haben und sowie den Bietern mitzuteilen. Nach Ablauf der Teilnahmeantragsfrist in einem nicht offenen Verfahren oder einem Verhandlungsverfahren müssen Auftraggeber die Widerrufsentscheidung nur den im Verfahren verbliebenen Unternehmern mitteilen, eine Bekanntmachung ist nicht erforderlich.

Wenn der Widerruf fakultativ ist

Auftraggeber können das Verfahren widerrufen, wenn sachliche Gründe dafür vorliegen. Der Spielraum für Auftraggeber ist dabei vergleichsweise groß, sie dürfen jedoch nicht willkürlich handeln. Nach der verwaltungsgerichtlichen Rechtsprechung ist ein Widerruf des Verfahrens z.B. in folgenden Situationen sachlich gerechtfertigt: die angebotenen Preise sind im Hinblick auf die Marktlage unangemessen (LVwG Oberösterreich 16.10.2017, LVwG-840127/40/KLi), unklare Ausschreibungsunterlagen sollen in einer neuerlichen Ausschreibung abgeändert werden (BVwG 24.1.2017, W134 2141459-1), es wurde ein zu großes Auftragsvolumen ausgeschrieben (BVwG 24.07.2020, W131 2230662-1).

Widerrufsentscheidung nach Ablauf der Angebotsfrist

Wenn der Widerruf zwingend ist

Auftraggeber müssen das Vergabeverfahren in den folgenden Fällen widerrufen und ihre Absicht – sofern erforderlich – den angeführten Unternehmern mitteilen:

• Es werden Umstände bekannt, die – wären sie schon vor Einleitung des Vergabeverfahrens bekannt gewesen – eine Ausschreibung ausgeschlossen oder zu einer inhaltlich wesentlich anderen Ausschreibung geführt hätten: Die Mitteilung der Widerrufsentscheidung ist allen Bietern zu übermitteln.
• Es ist kein Angebot eingelangt: Die Mitteilungspflicht der Widerrufsentscheidung entfällt. Der Widerruf kann sofort ohne Einhaltung einer Stillhaltefrist erklärt werden.
• Nach dem Ausscheiden von Angeboten verbleibt kein Angebot im Vergabeverfahren: Die Mitteilung der Widerrufsentscheidung ist allen Bietern zu übermitteln, deren Angebote noch nicht rechtskräftig ausgeschieden wurden.

Wenn der Widerruf fakultativ ist

Auftraggeber können das Vergabeverfahren in den folgenden Fällen widerrufen. Ihre Widerrufsabsichten müssen sie – sofern erforderlich – den angeführten Unternehmern mitteilen:

• Es ist nur ein Angebot eingelangt: Die Mitteilung der Widerrufsentscheidung ist diesem Bieter zu übermitteln.
• Nach dem Ausscheiden von Angeboten verbleibt nur ein Angebot im Vergabeverfahren: Die Mitteilung der Widerrufsentscheidung ist diesem Bieter und allen anderen Bietern zu übermitteln, deren Angebote noch nicht rechtskräftig ausgeschieden wurden.
• Für den Widerruf bestehen sachliche Gründe: Die Mitteilung der Widerrufsentscheidung ist allen im Verfahren verbliebenen Bietern zu übermitteln.

Stillhaltefrist und Widerrufserklärung

An die Widerrufsentscheidung schließt eine 10-tägige (bei elektronischer Übermittlung) oder 15-tägige (bei postalischer Übermittlung) Stillhaltefrist an, innerhalb welcher der Widerruf bei sonstiger Unwirksamkeit nicht erklärt werden darf. Darüber hinaus darf vor Ablauf der Stillhaltefrist kein neues Vergabeverfahren über den gleichen Auftragsgegenstand eingeleitet werden, soweit dies nicht aus äußerst dringlichen und zwingenden Gründen erforderlich ist.
Nach Ablauf der Stillhaltefrist haben Auftraggeber die Widerrufserklärung in derselben Art wie die Widerrufsentscheidung mitzuteilen. Sofern dies nicht möglich ist, haben Auftraggeber die Widerrufserklärung bekannt zu machen. Auftraggeber haben den Zeitpunkt der Widerrufserklärung zu dokumentieren.
Im Unterschwellenbereich können Auftraggeber den Widerruf auch ohne vorhergehende Widerrufsentscheidung erklären und das Vergabeverfahren ohne Abwarten der Stillhaltefrist endgültig beenden. Dies ist – im Gegensatz zum Oberschwellenbereich – nicht auf Situationen beschränkt, wenn kein Angebot eingelangt oder keine Bieter im Verfahren verblieben sind. Auftraggeber haben die im Vergabeverfahren verbliebenen Bieter jedoch unverzüglich zu verständigen oder die Widerrufserklärung bekanntzumachen.
Zu einem Widerruf eines Verfahrens kann es auch kommen, wenn ein Verwaltungsgericht feststellt, dass ein öffentlicher Auftraggeber nach erheblicher Überschreitung der Zuschlagsfrist und entgegen dem Ersuchen eines Bieters um Fortführung des Verfahrens ein Vergabeverfahren weder durch eine Widerrufserklärung oder Zuschlagserteilung beendet, noch das Verfahren in angemessener Weise fortgeführt hat. Wird eine derartige Feststellung rechtskräftig, gilt die Widerrufserklärung.