auftrag.at-Zukunftswerkstatt – oder wie wir uns die Kundenbrille aufsetzen

Verzweifeln Sie nicht auch, wenn Sie wieder einmal bei der Bedienung einer benutzerunfreundlichen Website oder mobilen App voran kommen? „Wissen die überhaupt, wie ihre BenutzerInnen arbeiten und was sie brauchen?“ – das denken wir uns doch oft in solchen Fällen.
So geht es auch vielen BenutzerInnen von eVergabe-Plattformen in Österreich. Im engen Zeitkorsett der täglichen Arbeit bleibt aber vielen nicht die Zeit, ihre Probleme, ihr Feedback oder Anregungen zur Verbesserung an deren EntwicklerInnen zu kommunizieren.

Raum für Zuhören schaffen

Aber genau diese Informationen – und zwar direkt aus Sicht unserer BenutzerInnen – sind enorm wichtig und das entscheidende Fundament für die Neugestaltung und Verbesserung von auftrag.at, an der wir zurzeit intensiv arbeiten.
Daher haben wir gemeinsam mit einem renommierten Marktforschungsinstitut die auftrag.at-Zukunftswerkstatt ins Leben gerufen. Die Idee: einen Rahmen zu schaffen, der Zeit und Möglichkeit bietet, um in Ruhe zuzuhören und zu erfahren, welchen Nutzen und welche Probleme AuftraggeberInnen und BieterInnen im Umgang mit eVergabe-Plattformen haben.

Wie die auftrag.at-Zukunftswerkstatt in der Praxis funktioniert hat

Pandemiebedingt wurde die auftrag.at-Zukunftswerkstatt in mehreren Online-Sessions jeweils mit TeilnehmerInnen aus der Zielgruppe öffentlicher AuftraggeberInnen und Unternehmen aus der Wirtschaft als potentielle Bieter durchgeführt.
Um hier die Vielfalt des Bereiches der öffentlichen eVergabe in Österreich widerzuspiegeln, wurde bei der Ansprache und Auswahl der TeilnehmerInnen auf einen entsprechenden Mix hinsichtlich

• dem gesetzlichen Status der Auftraggeber – Organisationen auf Bundes-, Landes und Gemeindeebene sowie Sektorenauftraggeber
• unterschiedlicher Branchen und Größe von Unternehmen und Organisationen sowie der
• Nutzungsintensität von eVergabe-Plattformen

geachtet.

Die einzelnen Sessions der Zukunftswerkstatt wurde von zwei Moderatorinnen in Kleingruppen durchgeführt. Dabei wurden die jeweils circa zwei Stunden dauernden Einheiten in unterschiedlichen Arbeitsformen durchgeführt.

Inhaltlich wurde der Schwerpunkt auf Fragen gelegt wie "Welche Probleme treten im Umgang mit eVergabe-Plattformen auf?" oder "Wo gibt es Verbesserungspotential bei Vergabeplattformen im Allgemeinen", aber auch "Wo können Online-Plattformen bei der Durchführung von bzw. der Teilnahme an Ausschreibungen unterstützen?"

Dabei kam es mitunter auch zu interessanten Diskussionen zwischen den TeilnehmerInnen. Bewusst wurde das dafür erstellte Konzept und die benutzten Fragestellungen offen und produktneutral gestaltet, um möglichst realitätsnahe Ergebnisse zu erhalten. Diese wurden anonymisiert zusammengefasst und von uns analysiert.

Die Ergebnisse – unerwartet und doch vertraut

Die Premiere der auftrag.at-Zukunftswerkstatt hat eine Menge an Einblicke und Einsichten gebracht.

Eine freudige Überraschung war die Offenheit, sowie die Menge und Qualität des Feedbacks und der Inputs der TeilnehmerInnen, wo mitunter der Zwei-Stunden-Rahmen der einzelnen Sessions nicht lange genug war.
Auch die positive Resonanz und das hohe Interesse an der Idee und dem Konzept der Ideenwerkstatt selbst bestätigte den Anspruch an eVergabe-Plattformen mehr auf Kundenwünsche zu hören.

Der Wunsch nach mehr Kundenorientierung, nach höherer Usability, nach mehr Zeitersparnis und nach besseren Suchergebnissen für Ausschreibungen waren die am öftesten genannten Verbesserungswünsche. Ziele die wir uns bereits für die Neugestaltung von auftrag.at gesetzt hatten.

Viele Erkenntnisse waren aber auch für uns als langjähriger eVergabe-Anbieter neu oder wurden mit unerwarteter Intensität an uns rückgemeldet. Beispiele sind dafür die ungebrochene Wichtigkeit von E-Mail als Medium für Push-Benachrichtigungen von Treffern bei der Suche nach Ausschreibungen, oder der Wunsch nach mehr begleitenden Services im Bereich der Rechtsberatung von Auftraggebern.
Diese Resultate eröffnen uns Möglichkeiten für komplett neue Funktionen und Geschäftsfelder und helfen uns auf Bereiche zu fokussieren, die unseren KundInnen am meisten Nutzen bringen.

Von der Zukunft in die Gegenwart – vom Feedback zum Feature

Zusammengefasst war die auftrag.at-Zukunftswerkstatt für AuftraggeberInnen und AuftragnehmerInnen ein Riesenerfolg. Die wertvollen Inputs der BenutzerInnen von eVergabe Plattformen hinsichtlich der alltäglichen Anforderungen, Motivationsfaktoren und Probleme waren der Startpunkt für die Ideenfindung und Umsetzung der neuen oder verbesserten Funktionen von auftrag.at. Damit stellen wir bei der Neugestaltung von auftrag.at von Anfang an sicher, dass wir den Blick durch die Kundenbrille nicht vergessen.