Was ist bei der Leistungsbeschreibung zu beachten?

Die Leistungsbeschreibung ist jener Teil der Ausschreibungsunterlagen, in dem die gesuchte bzw. zu beschaffende Leistung detailliert beschrieben wird. Sie enthält die Funktions- und Leistungsanforderungen an die zu erbringenden Leistungen und dient den Bietern als Grundlage für ihre Angebotskalkulation. Die Leistungsbeschreibung soll die Vergleichbarkeit der einlangenden Angebote bei allen Verfahrensarten sicherstellen und den Auftraggebern die Auswahl des besten Angebots ermöglichen. Beim Verhandlungsverfahren gilt der Grundsatz der Vergleichbarkeit der Angebote erst für die endgültigen Angebote, sofern die Auftraggeber den Zuschlag nicht auf Basis der Erstangebote erteilen.

Das Leistungsverzeichnis ist ein Bestandteil der Leistungsbeschreibung, der unter bestimmten Umständen anzulegen ist. Den Rahmenbedingungen und der Gliederung dessen wurden sich detaillierter in einem eigenen Beitrag gewidmet.

Grundsätze der Leistungsbeschreibung

Die Leistungen müssen neutral und nicht diskriminierend beschrieben werden. Die Leistungsbeschreibung darf zu keiner Bevorzugung oder Benachteiligung einzelner Bieter führen, sondern muss einen echten Wettbewerb gewährleisten. Erzeugnisse eines bestimmten Produzenten dürfen etwa nur dann namentlich genannt werden, wenn dies durch besondere Umstände gerechtfertigt ist. Denkbar wäre dies etwa bei der Erweiterung oder Ergänzung bereits bestehender Systeme. In diesen Fällen könnte es im Hinblick auf eine einheitliche technische Ausstattung zweckmäßig sein, bestimmte Produkte oder Erzeugnisse namentlich zu nennen. Das Gebot einer produktneutralen Leistungsbeschreibung gilt auch für den Fall, dass vor dem Vergabeverfahren eine Markterkundung durchgeführt wurde: Es darf kein Produkt bzw. keine Leistung eines bestimmten Unternehmens, das sich in der Markterkundung als z.B. besonders vorteilhaft herausgestellt hat, bevorzugt werden.

Leistungsbeschreibungen müssen technische Spezifikationen enthalten und sind erforderlichenfalls durch Pläne, Zeichnungen, Modelle, Proben, Muster und ähnliches zu ergänzen. Auftraggeber können auch Gütezeichen, Testberichte und Zertifizierungen verlangen.

Konstruktive oder funktionale Leistungsbeschreibung?

Auftraggeber haben die Wahl zwischen einer konstruktiven und einer funktionalen Leistungsbeschreibung. Bei einer konstruktiven Leistungsbeschreibung definieren die Auftraggeber eindeutig, vollständig und neutral Art und Umfang einer Leistung und geben an, mit welchen konkreten Einzelleistungen das Leistungsziel erreicht werden soll. Umfangreiche Leistungen sind in einem Leistungsverzeichnis aufzugliedern. Auftraggeber haben die konstruktive Leistungsbeschreibung so präzise und vollständig zu erstellen, dass sie – gegebenenfalls ergänzt durch jene Vertragsbestandteile, die im Angebot enthalten sind – unmittelbar Inhalt des Leistungsvertrages werden kann.

Bei einer konstruktiven Leistungsbeschreibung obliegt die Planung den Auftraggebern. Für die erforderliche genaue Beurteilung von Inhalt und Umfang der Leistung muss die Planung daher bereits (weitgehend) abgeschlossen sein. Stellt sich im Zuge der Ausführung heraus, dass mit den angegebenen Mengen oder Materialien das gewünschte Ziel nicht erreicht wird, tragen die Auftraggeber das (Planungs-)Risiko.

Bei einer funktionalen Leistungsbeschreibung nennen Auftraggeber nur das zu erreichende Ziel samt Rahmenbedingungen und nicht die für die Zielerreichung konkret erforderlichen Leistungen. Sie bietet sich immer dann an, wenn Auftraggeber mangels ausreichender Markt- oder Fachkenntnis auf innovative Lösungen der Bieter setzen müssen. Auftraggeber haben das Leistungsziel anhand technischer Spezifikationen so hinreichend genau und neutral zu beschreiben, dass alle für die Angebotserstellung maßgebenden Bedingungen und Umstände erkennbar sind. Den Bietern muss durch die Festlegung von Leistungs- und Funktionsanforderungen eine klare Vorstellung über den Auftragsgegenstand vermittelt werden. Die Auftraggeber müssen sicherstellen, dass der Zweck der fertigen Leistung und die an die Leistung gestellten Anforderungen in technischer, wirtschaftlicher, gestalterischer und funktionsbedingter Hinsicht soweit erkennbar sind, dass die Angebote in weiterer Folge auch tatsächlich verglichen werden können. Entscheiden sich Auftraggeber für eine funktionale Leistungsbeschreibung, haben sie jedenfalls das Bestangebotsprinzip anzuwenden.

Bei der funktionalen Leistungsbeschreibung haben die Bieter auch Planungsleistungen – z.B. im Zuge der Ausarbeitung von innovativen Konzepten im Vergabeverfahren wie etwa Entwürfe oder Ausführungsunterlagen – zu erbringen. Im Gegensatz zur konstruktiven Leistungsbeschreibung tragen die Bieter daher bei der funktionalen Leistungsbeschreibung das Planungsrisiko: Sie schulden um das vereinbarte Entgelt – unabhängig von nicht erwarteten Mehraufwänden – ein vollständiges und funktionstüchtiges Werk.

In der Praxis ist eine rein funktionale oder rein konstruktive Leistungsbeschreibung oft nicht realisierbar oder zweckmäßig. Insbesondere bei komplexeren Bauausschreibungen, die den Auftragnehmern auch bestimmte Planungsleistungen abverlangen, gleichzeitig aber bestimmte Mengen und Materialien vorgeben, verwenden Auftraggeber daher auch Mischformen (sogenannte „teilfunktionale Leistungsbeschreibungen“).

Vorarbeitenproblematik

Wurde die Leistungsbeschreibung oder Teile davon von Bewerbern oder Bietern oder von einem mit ihm in Verbindung stehenden Unternehmen erstellt, müssen die Auftraggeber angemessene Ausgleichsmaßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass der Wettbewerb durch die Teilnahme der Bewerber oder Bieter nicht verzerrt werden. Kann dies nicht sichergestellt werden, sind die betroffenen Unternehmer von der Teilnahme am Vergabeverfahren auszuschließen.