Öffentliche Ausschreibungen und KMUs: Verkaufschance oder Unmöglichkeit?

62 Milliarden Euro pro Jahr – mit diesen und ähnlichen Summen, die jedes Jahr in Österreich an öffentlichen Aufträgen vergeben, ist die öffentliche Hand die größte Auftraggeberin Österreichs. Dieser große Kuchen ist natürlich auch für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) von Interesse.
Trotzdem sind öffentliche Vergaben, mit denen ein Großteil dieser Aufträge zu bekommen für viele KMUs kein vielversprechender Vertriebskanal, sondern eher ein Buch mit sieben Siegeln.

Viel Aufwand, kompliziert und ohne Erfolg?

„Bei öffentlichen Vergaben habe ich als KMU sowieso keine Chance, und ich muss viel Zeit und Aufwand für die komplizierte Teilnahme hineinstecken“ Das sind die drei gängigsten Vorurteile die viele KMUs davon abhält, als Bieter an Vergabeverfahren teilzunehmen.

Digitale Vergaben als Chance für KMUs

Seit 2018 müssen alle Vergaben im sogenannten Oberschwellenbereich digital abgewickelt werden. Aber auch öffentliche Vergaben mit geringerem Auftragswert im sogenannten Unterschwellenbereich werden heutzutage schon sehr häufig online, auf sogenannten eTendering-Plattformen wie lieferanzeiger.at, durchgeführt. Das macht das Finden von passenden Ausschreibungen, aber auch die Teilnahme selbst wesentlich einfacher und effizienter für KMU.

Auch die zur Erfüllung von Eignungs-, Auswahl- und Zuschlagskriterien benötigten Nachweise können von Unternehmen mittlerweile mit Hilfe der fortschreitenden Digitalisierung in kürzerer Zeit mit weniger Aufwand organisiert werden. Firmenbuchauszüge (z.B. auf auszug.at) oder Strafregisterbescheinigungen können mittlerweile problemlos online, on-demand organisiert werden.

Aber auch die seit 2018 erlaubte Möglichkeit, die Eignung als Bieter in der ersten Stufe des Vergabeverfahrens nicht über Nachweise, sondern über eine sogenannte Eigenerklärung nachweisen zu können, erleichtert Bietern, insbesondere KMUs, die Bearbeitung von Ausschreibungen

Jede Ausschreibung ist ihre eigene Anleitung

Wie die Überschrift schon verrät: jede öffentliche Ausschreibung bringt ihre eigene „Bedienungsanleitung“ in Form der Ausschreibungsunterlagen mit. Diese Unterlagen entsprechend genau durchzulesen und dahingehend zu agieren, ist in den meisten Fällen ausreichend, um ein formell und inhaltlich hochwertiges Angebot abgeben zu können.
Dazu sind keine eigenen VergabeexpertInnen oder gar betreuende RechtsanwältInnen nötig. Gute Nachrichten für KMUs, die in der Regel mit internen und externer Personalressourcen sparsamer umgehen müssen.

Vergabegesetze pro oder kontra KMU?

Auch die Vergabegesetzgebung hat sich in den letzten Jahren verstärkt mit der Chancengleichheit von KMUs bei der öffentlichen Beschaffung beschäftigt.

Im Bundesvergabegesetz 2018 findet sich bei den Grundsätzen des Vergabeverfahrens eine Bestimmung zu Gunsten von KMU. Demgemäß soll die Konzeption und Durchführung eines Vergabeverfahrens nach Möglichkeit so erfolgen, dass kleine und mittlere Unternehmen am Vergabeverfahren teilnehmen können. Eine weitere Bestimmung im Gesetz besagt, dass nach Möglichkeit insbesondere kleine und mittlere Unternehmer am Vergabeverfahren zu beteiligen sind.

Auch die Möglichkeit größere Beschaffungen in Lose aufzuteilen, hilft KMU, um öffentliche Aufträge mitzubieten.

Nicht zuletzt auch die neue und verstärkte Zielsetzung öffentliche Vergabe nachhaltiger zu gestalten, ermöglicht AuftraggeberInnen jetzt und in Zukunft verstärkt Zuschlagskriterien zu verwenden, die regionale und nachhaltige AnbieterInnen (kurze Anfahrtswege, robuste, regionale Lieferketten etc.) besser erfüllen können. Hier haben KMUs naturgemäß Wettbewerbsvorteile.

Einfach ins kalte Wasser springen

Zusammengefasst kann ich allen KMUs empfehlen, einfach ins kalte Wasser „Ausschreibung“ zu springen, nach Ausschreibungen zu suchen und an einer passenden teilzunehmen. Auch wenn das erste Mal immer das schwierigste ist: Niemand sollte sich die Verkaufschancen, die der größte Auftraggeber Österreichs bietet, entgehen lassen.

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