3 hilfreiche Online-Tools für das erfolgreiche Durchführen von Vergabeverfahren

Viele Unternehmen empfinden die Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren als aufwändig und kompliziert. Für öffentliche Auftraggeber:innen, die diese Verfahren rechtskonform vorbereiten, planen und durchführen müssen, um ihren Beschaffungsbedarf zu decken, bedeuten Vergabeverfahren noch mehr Arbeit.

Die Möglichkeit bzw. die gesetzliche Pflicht bei Oberschwellenverfahren, ihre Beschaffungen elektronisch über Vergabeplattformen abzuwickeln, hat diese Arbeit leichter gemacht. Es gibt jedoch auch eine Vielzahl an weiteren Online-Tools, die öffentlichen Auftraggeber:innen bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen unterstützen. In diesem Blogbeitrag haben wir drei der hilfreichsten Online-Plattformen zusammengestellt:

Tipp Nr. 1: ESPD-Dienst des Unternehmensservice-Portal: Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) online erstellen

Seit 2018 kann die Erfüllung der Eignungskriterien einer Ausschreibung durch Unternehmen durch das Ausfüllen und die Abgabe einer Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) nachgewiesen werden. Damit können öffentliche Auftraggeber:innen Unternehmen den Aufwand ersparen, die sonst nötigen Nachweise für die Überprüfung der Eignung zu organisieren und abgeben zu müssen.

Das Unternehmensserviceportal usp.gv.at bietet einen kostenfreien Online-Dienst, mit dem öffentliche Auftraggeber:innen eine EEE für die Abgabe eines Vergabeverfahrens als PDF- oder XML-Datei erstellen können. Diese müssen dann in weiterer Folge den Ausschreibungsunterlagen beigelegt werden.

Unternehmen, die an dem Vergabeverfahren teilnehmen wollen, können mit Hilfe einer derart erstellten EEE-Datei im selben ESPD-Dienst eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung einfach und rechtskonform ausfüllen und abgeben.

Achtung: Öffentliche Auftraggeber:innen sollten in den Ausschreibungsunterlagen deutlich auf die vorgeschriebene Nutzung des ESPD-Dienstes hinweisen und idealerweise eine kurze Anleitung dafür inkludieren.

Tipp Nr. 2: RTR Signaturencheck

Das österreichische Bundesvergabegesetz schreibt vor, welche Unterlagen im Vergabeverfahren auf jeden Fall qualifiziert elektronisch signiert werden müssen (§ 48 Abs. 12 BVergG 2018 bzw. § 217 Abs. 12 BVergG 2018 für den Sektorenbereich). Diese sind:

• Ausschreibungs- und Wettbewerbsunterlagen
• Teilnahmeanträge
• Angebote
• Wettbewerbsarbeiten
• Auftragsbestätigungen

Wir können Auftraggeber:innen sicher sein, dass diese Unterlagen gesetzeskonform signiert sind?

Mit der kostenfreien Online-Signatur-Prüfung der RTR können Auftraggeber:innen online mit wenigen Mausklicks sicherstellen, dass Unterlagen gesetzeskonform qualifiziert elektronisch signiert wurden.

Nach dem Upload der zu prüfende Datei wird das Prüfergebnis sofort online angezeigt. Es kann auch ein signierter Report der Überprüfung zur Ablage für den Vergabeakt heruntergeladen werden, um der gesetzlichen Dokumentationspflicht von Vergaben zu entsprechen.

Tipp Nr. 3: wirtschaft.at: Eignung von Unternehmen überprüfen

(Offenlegung: wirtschaft.at ist eine Schwesterplattform von auftrag.at, die ebenfalls von der Mediengruppe Wiener Zeitung betrieben wird.)

Im Zuge der Vorbereitung und/oder Durchführung von Vergabeverfahren ist es sinnvoll bzw. auch gesetzlich vorgeschrieben, dass Auftraggeber:innen proaktiv die Eignung von Unternehmen überprüfen.

So macht es bei nicht-offenen Vergabeverfahren, bei denen öffentlichen Auftraggeber:innen teilnehmende Unternehmen direkt einladen, durchaus Sinn, sicherzustellen, nur Unternehmen einzuladen, bei denen die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass diese die erforderliche Eignung erbringen können.

Laut ständiger Rechtsprechung gibt es keine Verpflichtung von Auftraggeber:innen zur ständigen Überprüfung der Eignung von Bieter:innen während des Vergabeverfahrens. Es gibt dabei aber eine wichtige Ausnahme: Wenn Auftraggeber:innen spezielle Umstände bekannt sind, die Zweifel an der Eignung hervorrufen können, so müssen sie die Eignung nochmals überprüfen (Als Lesetipp zur Nachlese empfehlen wir den thematisch dazu den passenden Blogbeitrag unseres Partners FSM Rechtsanwälte).

Egal ob freiwillig oder verpflichtend, die Online-Plattform wirtschaft.at kann öffentlichen Auftraggeber:innen unterstützen, einfach und schnell relevante Informationen zur Einschätzung der Eignung von österreichischen Unternehmen vor oder während eines Vergabeverfahrens online zu recherchieren.

Dazu gehören allgemeine Unternehmensinformationen, Infos zu Netzwerken, Gewerbeberechtigungen und bonitätsrelevante Informationen eines Unternehmens.

Fazit

Mit den oben vorgestellten Online-Tools können öffentliche Auftraggeber:innen die Planung und Durchführung von Vergabeverfahren besser organisieren sowie die dafür nötige Zeit und den Aufwand einsparen. Damit kann die rechtskonforme und erfolgreiche Vergabe von öffentlichen Aufträgen erleichtert werden.

Jetzt ausprobieren

Testen Sie einfach eine unserer Empfehlungen aus. Wir hoffen, dass diese Ihnen die Durchführung von Vergabeverfahren, idealerweise mit der Hilfe von auftrag.at-Vergabe, leichter machen. Wenn Sie noch an mehr Informationen für die Vergabe-Praxis interessiert sind, dürfen wir Ihnen unsere Posts des auftrag.at-Blogs, speziell für öffentliche Auftraggeber:innen, ans Herz legen. Dort können Sie Tipps zur Vergabepraxis, Zusammenfassungen aktueller Vergaberechtsprechung und vieles mehr nachlesen.