So erhalten Sie eine Verbandsregisterauskunft für Ausschreibungen
„Als Nachweis benötigen wir eine Verbandsregisterauskunft.“ Dieser Forderung können Unternehmen während eines Vergabeverfahrens begegnen. Was diese Verbandsregisterauskunft ist, wie Sie diese bekommen und warum analog in diesem Fall weniger Arbeit als digital macht, zeigen wir in diesem Beitrag.
Was ist eine Verbandsregisterauskunft?
Vereinfacht gesagt ist die Verbandsregisterauskunft eine Art Strafregisterauskunft für juristische Personen. Juristisch korrekt ist die Verbandsregisterauskunft „eine Auskunft, ob ein Verband im Sinne des Verbandsverantwortlichkeitsgesetzes (VbVG) nach den Eintragungen in der Verfahrensautomation Justiz eine Verurteilung aufweist und ob er als Beschuldigter geführt wird.“
Warum wird in einem Vergabeverfahren eine Verbandsregisterauskunft verlangt?
Öffentliche Auftraggeber:innen dürfen nur Unternehmen für eine Ausschreibung berücksichtigen, die zuverlässig laut Bundesvergabegesetz sind. Bei der Zuverlässigkeit werden das berufliche Verhalten eines Unternehmers sowie seine rechtliche Situation geprüft. Beispiele für den Nachweis der Zuverlässigkeit wären ein Strafregisterauszug von Geschäftsführer:innen von Unternehmen oder eben eine Verbandsregisterauskunft für juristische Personen.
Verbandsregisterauskunft nur für juristische Personen
Achtung: Verbandsregisterauskünfte können nur für juristische Personen erteilt werden. Für eingetragene Unternehmer:innen und Gesellschaften bürgerlichen Rechts kann keine Verbandsregisterauskunft beantragt bzw. ausgestellt werden.
Wo kann eine Verbandsregisterauskunft beantragt werden?
In Österreich müssen Unternehmen die Ausstellung einer Verbandsregisterauskunft bei der Wirtschafts- und Korruptionsstaatsanwaltschaft (WKStA) beantragen, die dafür zuständig ist.
Wie können Unternehmen eine Verbandsregisterauskunft beantragen?
Die Ausstellung kann analog per Post, Fax oder direkter Abgabe oder online über justiz.gv.at erfolgen. Im Normalfall empfehlen wir, Nachweise für Vergabeverfahren online zu beantragen. Im Fall der Verbandsregisterauskunft bedeutet die Online-Beantragung mit Stand Juni 2024 jedoch mehr Arbeit. Daher empfehlen wir, die Verbandsregisterauskunft analog zu beantragen. Achtung: eine Beantragung per E-Mail ist nicht möglich. Die offiziellen Informationen zur Verbandsregisterauskunft sind auf justiz.gv.at zusammengefasst. Dort finden Sie auch das Antragsformular als Download.
Schritt 1: Vorab-Überweisung der Antragsgebühr
Für die Ausstellung einer Verbandsregisterauskunft ist eine Gebühr von EUR 63 (Stand Juni 2024) zu bezahlen. Wird diese Gebühr nicht gleichzeitig mit dem Antrag auf Ausstellung bezahlt, müssen Antragsteller:innen eine Zusatzgebühr von EUR 23, d.h. in Summe EUR 86, bezahlen (Stand Juni 2024). Daher empfehlen wir, schon vor der Antragstellung die Gebühr von EUR 63 auf das vorgegebene Konto des Landesgerichtes für Strafsachen Wien zu überweisen und den Nachweis der Überweisung beim Antrag mit abzugeben. So sparen Sie sich die Zusatzgebühr. Die Kontodaten sowie die Informationen, die Unternehmen bei der Überweisung eintragen müssen, sind am PDF-Antragsformular für die Verbandsregisterauskunft aufgeführt.
Schritt 2: Antragsformular ausfüllen und unterschreiben
Für den Antrag stellt die WKStA ein PDF-Antragsformular zum Download zur Verfügung. Nach Ausfüllen des Formulars muss dieses rechtsverbindlich unterschrieben werden. Eine digitale Signatur ist nur dann erlaubt, wenn Sie den Antrag online über justiz.gv.at stellen. Der Antrag darf nur von einer vertretungsbefugten Person des Unternehmens oder durch einen Rechtsanwalt oder Notar des Unternehmens gestellt werden.
Schritt 3a: Antrag analog abgeben
Wir empfehlen, den Antrag analog, d.h. per Post, per Fax oder direkt bei der WKStA abzugeben, da die Online-Abgabe nach unserer Einschätzung in Summe mehr Arbeit bedeutet.
Dazu übermitteln Sie das ausgefüllte und korrekt unterschriebene Antragsformular sowie den Nachweis der Überweisung der Antragsgebühr (wie in Schritt 1 beschrieben) per Post oder per Fax oder direkt an die WKStA. Die korrekte Empfänger-Adresse bzw. Faxnummer ist im Antragsformular aufgelistet.
Sie haben auch die Möglichkeit, die Unterlagen direkt bei der WKStA abzugeben. Dazu stellt die WKStA einen eigenen sogenannten Einlaufkastenn neben dem Eingang ihrer Räumlichkeiten in 1030 Wien, Dampfschiffstraße 4, zur Verfügung, bei dem Unternehmen ihren Antrag für eine Verbandsregisterauskunft rund um die Uhr einwerfen können.
Schritt 3b: Antrag online abgeben
Die Verbandsregisterauskunft kann online über justiz.gv.at im Bereich Digitale Services – Formulare & Ersteingaben – Allgemeine Eingaben beantragt werden. (Direktlink zu justiz.gv.at). Nach Anmeldung mit ID Austria oder über Anmeldedaten des Unternehmensserviceportals (USP) muss das Online-Formular in mehreren Schritten ausgefüllt werden.
Achtung: Auch die Online-Beantragung kann nur von einer vertretungsbefugten Person des Unternehmens durchgeführt werden.
Im Dropdown-Formular-Feld „Gericht/Staatsanwaltschaft“ muss der Eintrag „Zentrale Staatsanwaltschaft zur Verfolgung von Wirtschaftsstrafsachen und Korruption (Wien)“ gewählt werden. Geben Sie im Textfeld „Betreff“ „Antrag auf Registerauskunft für Verbände“ ein und im Textfeld „Vorbringen/Text“ ein kurzes Anschreiben mit der Bitte um Ausstellung einer Registerauskunft.
Im Formularabschnitt „Beilagen“ laden Sie das ausgefüllte und signierte Antragsformular aus Schritt 2 sowie den Nachweis der Überweisung der Antragsgebühr hoch.
Kontrollieren Sie dann alle Eingaben und senden Sie das Formular mit einem Klick auf den entsprechenden Button ab.
Schritt 4: Registerauskunft erhalten
Nach Einlagen des Antrags bei der WKStA dauert es erfahrungsgemäß um die drei Werktage, bis Unternehmen die Registerauskunft per Post erhalten. Eine Vorabübermittlung der Registerauskunft perE-Mail ist möglich, wenn diese Option bei Ausfüllen des Antragsformulars ausgewählt wurde. Diese erfolgt erfahrungsgemäß ein bis zwei Werktage nach Einlangen des Antrags.
Zusammenfassung: Genug Zeit einplanen
Egal, ob der Antrag für eine Verbandsregisterauskunft analog oder online beantragt wird: Unternehmen, die diesen Nachweis für ein Vergabeverfahren benötigen, sollten genug Vorlaufzeit dafür einplanen.
Sie sollten auch sicherstellen, dass vertretungsbefugte Personen des Unternehmens zeitlich verfügbar sind, um den Antrag rechtzeitig zu unterschreiben bzw. online zu beantragen.
So vermeiden Unternehmen, dass sie die oft knapp bemessene Frist zur Übermittlung dieses Nachweises an Auftraggeber:innen nicht verpassen.
Disclaimer
Dieser Blogbeitrag entspricht dem Stand Juni 2024. Da es hier zu Änderungen des Antragsprozesses, der Gebühren etc. kommen kann, sollten Unternehmen immer auch die offiziellen Informationen zu dem Thema „Verbandsregisterauskünfte“ auf justiz.gv.at nachlesen.