Kostenlos, direkt & ohne Registrierung – Klarheit bei Ausschreibungsunterlagen für öffentliche Auftraggeber:innen und Unternehmen

Die jahrelange Diskussion, ob Ausschreibungsunterlagen mit oder ohne Zwang zur vorherigen Registrierung bei Online-Vergabeplattformen bereitgestellt werden dürfen, wurde endlich vom Bundesministerium Justiz (BMJ) in einem Rundschreiben vom Juli 2023 geklärt. In diesem Blog-Post erfahren öffentliche Auftraggeber:innen und Unternehmen in Österreich, was diese Klarstellung bedeutet und wie sie davon profitieren können. auftrag.at hat dabei schon immer einen einfachen Zugang zu Ausschreibungsunterlagen ohne Registrierung ermöglicht und wird dies auch in Zukunft beibehalten.

Öffentliche Auftraggeber:innen – Ausschreibungsunterlagen richtig zur Verfügung stellen:

Öffentliche Auftraggeber:innen müssen Unterlagen für öffentliche Ausschreibungen mit vorheriger Bekanntmachung immer als direkten Link, kostenlos und ohne Zwang zu einer vorherigen Registrierung zum direkten Download für Interessierte zur Verfügung stellen.

Es ist wichtig, dass Sie als Auftraggeber:in sicherstellen, dass dieser Download auch ohne Notwendigkeit zur Registrierung bzw. zum Login von der von Ihnen verwendeten Online-Vergabeplattform für interessierte Unternehmen möglich ist.

Sollten Sie sich unsicher sein, empfehlen wir Ihnen, direkt bei dem Anbieter Ihrer Online-Vergabeplattform nachzufragen. Bei der Erstellung und Veröffentlichung der Bekanntmachung Ihres Vergabeverfahrens sollten Sie zudem den direkten, barrierefreien Link zum Download der Ausschreibungsunterlagen in das jeweils korrekte Feld eintragen und veröffentlichen. Nur so können Sie sicher sein, dass Sie vollkommen rechtskonform agieren.

Auftragnehmer:innen – Einfach zu Ausschreibungsunterlagen kommen

Die Klarstellung, dass Teilnahmeunterlagen kostenfrei und ohne Zwang zur Registrierung möglich sind, erleichtert interessierten Unternehmen das Organisieren der Teilnahmeunterlagen für die schnelle Erstanalyse und Go/NoGo-Entscheidung ungemein.

Sollte ein direkter Download der Teilnahmeunterlagen ohne Registrierung oder Kosten nicht möglich sein, können Sie die jeweiligen öffentlichen Auftraggeber:innen auf deren Verpflichtung aufmerksam machen, Ihnen die Ausschreibungsunterlagen barrierefrei zur Verfügung zu stellen.

Bitte beachten Sie: Ein reiner Download der Teilnahmeunterlagen ohne Registrierung ist bei den meisten Vergabeplattformen noch keine „Interessensbekundung“ im vergaberechtlichen Sinn. Unternehmen sind damit noch nicht automatisch Teilnehmer:innen des Vergabeverfahrens.

Wenn Sie am Vergabeverfahren teilnehmen möchten, empfehlen wir Ihnen daher eine nachträgliche Registrierung und den aktiven Beitritt nach dem Download der Unterlagen. Erst dann gelten Sie bei den meisten Online-Vergabeplattformen offiziell als Bewerber:in oder Bieter:in mit allen Rechten, Pflichten und Möglichkeiten, wie beispielsweise das Erhalten von Updates zum Verfahren oder die Möglichkeit Fragen zu stellen.

Dies gilt zum Beispiel für jedes Vergabeverfahren, das auf auftrag.at abgewickelt wird.

auftrag.at: Barrierefreie Teilnehmerunterlagen von Anfang an – auch in der Zukunft

Als Pionier der Online-Vergabe in Österreich hat auftrag.at immer schon den direkten Download der Ausschreibungsunterlagen ohne Registrierung als einzige mögliche Option ermöglicht. Eine Registrierung ist erst dann notwendig, wenn Unternehmen aktiv am Vergabeverfahren teilnehmen möchten.

Wir haben die gesetzlichen Bestimmungen hier immer schon mit voller Absicht sehr streng ausgelegt, um den Grundsätzen des Vergaberechts nach Transparenz und Offenheit vollständig Rechnung zu tragen. In den vielen Jahren, in denen wir unsere Vergabeplattform lieferanzeiger.at/auftrag.at erfolgreich betreiben, haben wir damit sehr gute Erfahrungen gemacht. Daher haben wir schon vor der Klarstellung durch das BMJ beschlossen, dieses Prinzip auch in Zukunft weiter zu verfolgen.

Der direkte Download ohne Kosten und Zwang zur Registrierung wird auch unsere neue Vergabeplattform, auftrag.at-Vergabe, die im Herbst 2023 online gehen wird, ermöglichen.

Unser Fazit

Die endgültige Klärung bezüglich der Verfügbarkeit von Ausschreibungsunterlagen ohne vorherige Registrierung bei Online-Vergabeplattformen bietet sowohl öffentlichen Auftraggeber:innen als auch Unternehmen in Österreich Klarheit für zukünftige Vergabeverfahren.

auftrag.at, als Pionier in der Branche, hat diesen einfachen Zugang zu Teilnahmeunterlagen ohne Registrierung schon immer ermöglicht und wird dies auch weiterhin tun. So können alle Beteiligten von einem transparenten und effizienten Vergabeprozess profitieren und sicher sein jetzt und in der Zukunft rechtskonform zu agieren.