Lock-In-Situationen bei öffentlichen Beschaffungen: Risiken und Prävention

Im Rahmen der öffentlichen Beschaffung geraten Auftraggeber:innen aufgrund einer Abhängigkeit von bestimmten Bieter:innen mit Alleinstellungsmerkmal häufig in sogenannte „Lock-In“-Situationen. Diese entstehen, wenn ein Wechsel zu einem:einer alternativen Auftragnehmer:in erheblich erschwert oder unmöglich gemacht wird. Zudem sinkt der Anreiz für die Bieter:innen, ihre Qualität und Preise wettbewerbsfähig zu halten.

Ursachen von Lock-In-Situationen

Ein Lock-In kann durch verschiedene Faktoren verursacht werden. Dazu zählen:

Vertragliche Verpflichtungen: Lange Vertragslaufzeiten ohne Anpassungsmöglichkeiten können zu einer engen Bindung an den:die Bieter:in führen.
Spezialisierte Technologien: Ein hoher technischer Standard und die Wahl einer exklusiven Technologie erschweren den Anbieter:innenwechsel.
Begrenzte Marktkenntnis bzw. eingeschränkter Binnenmarkt: Wenn Auftraggeber:innen den Markt und mögliche Alternativen nicht ausreichend kennen, verlassen sie sich eher auf bekannte oder etablierte Bieter:innen.
Unklarheit beim Beschaffungsgegenstand: Eine ungenaue Definition der Anforderung kann dazu führen, dass die Ausschreibung ungewollt auf bestimmte Bieter:innen zugeschnitten ist.
Kompatibilitätsprobleme: Ein weiterer wesentlicher Faktor ist die Abhängigkeit von spezifischen Produkten oder Dienstleistungen, in die erheblich investiert wurde. Hohe Wechselkosten oder exklusives Know-how der Bieter:innen zwingen Auftraggeber:innen, bei diesen zu bleiben.

Diese Abhängigkeiten schränken die Handlungsfreiheit der Auftraggeber:innen ein und können dazu führen, dass der Wettbewerb verzerrt wird.

Strategien zur Vermeidung von Lock-In-Situationen

Um Lock-In-Effekte zu vermeiden, sollten öffentliche Auftraggeber:innen bei der Konzeption ihrer Vergabestrategien verschiedene Maßnahmen berücksichtigen:

Sorgfältige Markterkundung: Eine umfassende Analyse des Marktes und der verfügbaren Alternativen ist unerlässlich, um mögliche Abhängigkeiten zu identifizieren und zu vermeiden.
Flexibilität in Verträgen: Verträge sollten ausreichend Flexibilität bieten, um auf technologische Entwicklungen oder Marktveränderungen reagieren zu können.
Multi-Sourcing: Eine Strategie der Losvergabe, bei der Leistungen an mehrere Teilnehmer:innen vergeben werden, kann die Abhängigkeit von einem:einer einzelnen Bieter:in reduzieren.
Systemoffene Ausschreibungen: Ausschreibungen sollten offen gestaltet sein, um viele Bieter:innen zur Teilnahme zu ermutigen und Innovationen zu fördern.

Lock-In-Situationen stellen ein erhebliches Risiko für öffentliche Auftraggeber:innen dar. Durch eine vorausschauende Planung und die Berücksichtigung von Flexibilitäts- und Diversifikationsstrategien können diese Risiken jedoch erheblich minimiert werden. Ziel sollte es immer sein, die Handlungsfreiheit zu bewahren und den Wettbewerb zu fördern, um langfristig die besten Ergebnisse für den öffentlichen Sektor zu erzielen.