Was tun bei mangelhaften Angeboten?

Wenn sich bei der Prüfung der Angebote Unklarheiten ergeben oder Auftraggeber Mängel feststellen, die für die Beurteilung des Angebots relevant sind, so müssen sie von Bietern eine verbindliche Aufklärung verlangen. Ob das Angebot auszuscheiden ist, hängt davon an, ob die Mängel behebbar sind oder nicht. Dabei stellt sich insbesondere die Frage, ob durch die Mangelbehebung die Wettbewerbsstellung der Bieter gegenüber den Mitbewerbern verbessert werden würde.

Sofern die Mängel behebbar sind, müssen Auftraggeber den Bieter die Möglichkeit einräumen, diesen aufzuklären oder zu beheben. Behebbare Mängel sind zum Beispiel das Fehlen einer Bankerklärung oder die Darstellung der Positionen „Lohn“ und „Sonstiges“ in Prozent statt in absoluten Zahlen. In so einem Fall müssen Auftraggeber Bieter mit den festgestellten Mängeln schriftlich konfrontieren und sie zur Behebung des Mangels auffordern. Dabei setzen sie ihnen eine angemessene Frist, innerhalb derer die Bieter den Mangel beheben müssen.

Hingegen müssen Auftraggeber das Angebot aus dem Verfahren ausscheiden, wenn Mängel nicht behebbar sind. Ein nicht behebbarer Mangel ist zum Beispiel die fehlende Auspreisung von Positionen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Der VwGH hat sich 2021 mit einem Fall auseinandergesetzt, in dem der Auftraggeber ein Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung durchgeführt hat, um eine Rahmenvereinbarung über Doppelstock-Elektrotriebzüge abzuschließen. Musskriterien waren

• eine Fahrgastzähleinrichtung mit Speicherkapazität für mindestens 200 Zähltage und
• Toiletten mit Schiebetüren.

Die Unternehmerin bot in ihrem Letztangebot eine Speicherkapazität für mindestens 30 Tage und Toiletten mit Schwenktüren an. Daraufhin forderte der Auftraggeber eine Aufklärung durch die Bieterin. Sie bezog sich auf einen „redaktionellen Fehler“ – die Kapazität würde 200 Tagen entsprechen und die Toiletten hätten Schiebetüren. Außerdem hätte sie im Angebot angeführt, dass sie alle „geforderten Muss-Kriterien“ erfüllt.

Daraufhin schied der Auftraggeber das Angebot aus und bekam in einem Nachprüfungsverfahren recht. Das Letztangebot sei nämlich erst mit der Antwort auf das Aufklärungsersuchen erfolgt und sei damit verspätet gewesen. Es handelte sich dabei um eine inhaltliche Veränderung und eine unzulässige Verbesserung der Wettbewerbsstellung. Dabei ändern auch formularmäßige Erklärungen nichts. Das Angebot war daher ausschreibungswidrig und auszuscheiden.