Vergabeverfahren erklärt: Was unterschiedliche Verfahrensarten für Ihre Teilnahme als Unternehmen bedeuten

Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen kann für Unternehmen je nach Verfahrensart unterschiedlich aufwendig sein. Während offene Verfahren allen Interessenten die Teilnahme ermöglichen, erfordern nicht offene oder Verhandlungsverfahren oft zusätzliche Schritte wie eine Vorauswahl oder Verhandlungen.

Doch was bedeutet das konkret für Ihr Unternehmen, wenn Sie an Ausschreibungen teilnehmen?

Offenes Verfahren

Alle interessierten Unternehmen können ein Angebot abgeben, ohne über den Auftragsinhalt verhandeln zu müssen (Verhandlungsverbot). Nach einer erfolgreichen Eignungsprüfung erfolgt die Bewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien.

• Anwendung: Häufig bei größeren Projekten oberhalb der EU-Schwellenwerte​ für den Wert des zu vergebenen Auftrages.
• Was Unternehmen beachten sollten: Nur dann geeignet, wenn die Leistung genau beschrieben werden kann, da nachträgliche Anpassungen ausgeschlossen sind. Das Verfahren ist transparent und relativ kurz, bedeutet jedoch oft starken Wettbewerb.

Nicht offenes Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung.

Interessierte Unternehmen müssen sich zunächst im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs qualifizieren. Nur ausgewählte Bieter:innen werden anschließend zur eigentlichen Angebotsabgabe eingeladen.

• Anwendung: Wird sowohl im Oberschwellen- als auch im Unterschwellenbereich eingesetzt. Es eignet sich, wenn eine Einschränkung des Teilnehmerkreises notwendig ist, der Prozess aber dennoch öffentlich und transparent sein soll.
• Was Unternehmen beachten sollten: Höherer Aufwand in der ersten Phase, da ein Teilnahmeantrag gestellt werden muss. Gleichzeitig besteht eine höhere Transparenz und faire Zugangsmöglichkeiten für alle interessierten Unternehmen. Der Wettbewerb in der Angebotsphase ist begrenzt, da nur ausgewählte Bieter:innen dafür zugelassen werden.

Nicht offenes Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung

Öffentliche Auftraggeber:innen laden direkt eine begrenzte Anzahl von Unternehmen (mindestens drei) zur Angebotsabgabe ein, ohne dass die Auftragsvergabe zuvor öffentlich ausgeschrieben wird.

• Anwendung: Ausschließlich im Unterschwellenbereich erlaubt. Es wird vor allem für Aufträge mit einem geschätzten Wert unterhalb bestimmter Schwellenbeträge (z. B. 1.000.000 Euro für Bauaufträge, 100.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungsaufträge) verwendet.
• Was Unternehmen beachten sollten: Keine öffentliche Aufforderung zur Teilnahme, daher sind nur jene Unternehmen eingeladen, die  Auftraggeber:innen kennen und als geeignet anshen. Für nicht bekannte Bieter:innen ist es schwierig bis unmöglich, an solchen Verfahren teilzunehmen. Der Wettbewerb ist geringer, wodurch die Chancen für eingeladene Unternehmen steigen.

Verhandlungsverfahren mit oder ohne vorherige Bekanntmachung

Nach einer Angebotsphase mit einer beschränkten oder unbeschränkten Anzahl von Unternehmen werden mit den Bieter:innen Verhandlungen geführt, um das beste Angebot zu erhalten.

• Anwendung: Wenn komplexe oder innovative Lösungen gefragt sind oder ein vorheriges Verfahren kein zufriedenstellendes Ergebnis brachte​.
• Was Unternehmen beachten sollten: Mehr Gestaltungsmöglichkeiten, aber zeitaufwändiger. Oft ist ein tieferes Verständnis der Anforderungen nötig.

Direktvergabe

Öffentliche Auftraggeber:innen erteilen einen Auftrag direkt und formfrei an ein Unternehmen, häufig nach Einholung unverbindlicher Angebote.

• Anwendung: Oft bei dringenden oder spezialisierten Anforderungen​.
• Was Unternehmen beachten sollten: Geringer formaler Aufwand, ist aber nur für verhältnismäßig kleinere Aufträge möglich. So ist derzeit die Direktvergabe von Dienstleistungen nur bis zu einem geschätzten Auftragswert von unter 100.000 Euro zulässig. Die Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Befugnis des ausgewählten Unternehmens müssen spätestens im Zuschlagszeitpunkt gegeben sein.