Unter einem Vergabevermerk versteht man eine gesetzlich vorgesehene Dokumentation bzw. Zusammenfassung über wesentliche Vorgänge und Tatsachen eines vergebenen Auftrages, einer abgeschlossenen Rahmenvereinbarung und über ein eingerichtetes dynamisches Beschaffungssystem im Oberschwellenbereich.

Der Auftraggeber hat den Vergabevermerk auf Anfrage dem Bundesministerium für Verfassung, Reformen, Deregulierung und Justiz (BMVRDJ) zu übermitteln.

Das Gesetz sieht Mindestinhalte für den Vergabevermerk vor. Zum Beispiel hat der Auftraggeber im Vergabevermerk Vorarbeiten von Unternehmen, die an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens beteiligt waren, festzuhalten. Sofern der als Nachweis der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit geforderte Mindestjahresumsatz das Zweifache des geschätzten Auftragswertes überschreitet, ist dies vom Auftraggeber im Vergabevermerk zu begründen. Im Vergabevermerk (oder in der Ausschreibung) ist überdies zu begründen, weshalb bei einem Verfahren im Oberschwellenbereich keine Unterteilung des Auftrages in Lose erfolgt ist. Die Gründe für die Verwendung anderer Kommunikationsmittel als der elektronischen Kommunikation sind im Oberschwellenbereich ebenfalls im Vergabevermerk festzuhalten.

Ein Vergabevermerk ist für Vergaben um Unterschwellenbereich, sofern die erforderlichen Informationen ohne großen Aufwand aus der Vergabedokumentation ersichtlich sind oder für vergebene Einzelaufträge auf Basis einer Rahmenvereinbarung nicht erforderlich.