Alles was Sie wissen sollten, bevor Sie ein Angebot legen – Teil 1

Der erste Teil unserer Tipps für Unternehmer, die Angebote bei öffentlichen Ausschreibungen abgeben (wollen):

Wo finde ich Ausschreibungen?

Alle in Österreich veröffentlichten Ausschreibungen sind zentral im Unternehmerserviceportal auffindbar. Sie erhalten aber keine Mitteilung über neue Ausschreibungen. Über Vergabeplattformen, wie z.B. auftrag.at, können Sie auch neue Ausschreibungen finden. Der Vorteil dabei ist, dass Sie über individuell einstellbare Suchprofile zu den passenden Ausschreibungen kommen und auch über neue Ausschreibungen per E-Mail informiert werden.

Tipp: Bei den Suchprofilen können Sie z.B. die CPV-Codes angeben. Arbeiten Sie aber auch mit Suchwörtern, um Einschränkungen der Ergebnisse zu verhindern. Es kann nämlich sein, dass Auftraggeber andere CPV-Codes verwenden.

Welche Vorbereitungen können getroffen werden?

Bevor Sie eine konkrete Ausschreibung gefunden haben, an der Sie teilnehmen wollen, können Sie bereits bestimmte Vorbereitungen treffen. In den Ausschreibungsunterlagen werden zum Nachweis der Eignung typischerweise insbesondere folgende Unterlagen verlangt: Strafregisterbescheinigungen, Firmenbuchauszug, Auszug aus dem Gewerberegister, Bonitätsauskünfte etc. Solche Unterlagen können bereits vorab organisiert werden, damit sie bei Bedarf schnell griffbereit sind.

Tipp: Achten Sie bitte auf die Aktualität der Nachweise. In den Ausschreibungsunterlagen ist es üblicherweise vorgesehen, dass die Nachweise nicht älter als z.B. sechs Monate sein dürfen.

Wie gehe ich vor, wenn ich eine Ausschreibung gefunden habe?

Wenn Sie sich als Unternehmer entscheiden, an einer öffentlichen Ausschreibung teilzunehmen, lesen Sie sich zu Beginn die Ausschreibungsunterlagen genau durch.
Bei der Erstellung Ihres Angebotes sind nämlich die Vorgaben in den Ausschreibungsunterlagen einzuhalten. Die Ausschreibungsunterlagen können z.B. vorsehen, dass Angebote nur für bestimmte Leistungsteile angegeben werden können (so genannte Losvergabe). Wenn eine Losvergabe nicht vorgesehen ist, müssen sich Angebote auf die ausgeschriebene Gesamtleistung beziehen.

In der Regel gibt es bei Ausschreibungsunterlagen mehrere Dokumente. Das ist häufig ein Dokument für den Ablauf des Vergabeverfahrens („Ausschreibungsunterlage“ oder „Verfahrensbedingungen“), eine Leistungsbeschreibung, ein Vertragsdokument sowie die Formblätter für die Angebotslegung. Besondere Beachtung sollten Sie dem Dokument über den Ablauf des Vergabeverfahrens schenken, denn hier stehen die entscheidenden Regelungen dafür, wie Bieter zum Auftrag kommen.

Tipp: Stellen Sie bei Unklarheiten rechtzeitig Fragen an die Auftraggeber! Werden die Ausschreibungsunterlagen nicht angefochten, präkludieren sie und sind bis zum Ende des Vergabeverfahrens für Auftraggeber und Bieter verbindlich.