Die elektronische Signatur für Unternehmen

In Österreich müssen Auftraggeber und Unternehmen bestimmte, im Rahmen der eVergabe übermittelte, Unterlagen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, einem qualifizierten elektronischen Siegel oder einer Amtssignatur versehen. Diese ersetzen rechtlich die händische Unterschrift. Welche Unterlagen zwingend mit so einer Signatur versehen werden müssen, steht im BVergG 2018: Es sind Ausschreibungs- und Wettbewerbsunterlagen, Teilnahmeanträge, Angebote, Wettbewerbsarbeiten und Auftragsbestätigungen.

Eine gesetzliche Alternative dazu ist es, dass die Übermittlung der Unterlagen so erfolgt, dass die Vollständigkeit, Echtheit und Unverfälschtheit der Datensätze mit einer Qualität gewährleistet ist, die mit der Qualität einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. Siegels vergleichbar ist. Es ist jedoch unklar, wann diese Vergleichbarkeit gegeben ist und welche alternative Übermittlungsformen diesen Anforderungen entsprechen.

Für alle weiteren Unterlagen wie Subunternehmererklärungen oder Referenzbestätigungen liegt es im Ermessen der Auftraggeber, ob sie die Verwendung einer elektronischen Signatur für notwendig erachten. Wenn nicht, können Unternehmen diese zum Beispiel händisch unterschreiben.

Die Alternative für juristische Personen: Das elektronische Siegel

Eine elektronische Signatur ist immer an eine natürliche Person geknüpft. Wenn also ein Unternehmen ein Angebot elektronisch übermittelt, so muss es von einer natürlichen Person mit ihrer persönlichen qualifizierten elektronischen Signatur (z.B. Handy-Signatur oder Bürgerkarte) unterfertigt werden. Diese Person muss vertretungsbefugt sein, wie zum Beispiel eine Geschäftsführerin oder ein Prokurist.

Juristische Personen oder Behörden können alternativ ein elektronisches Siegel nutzen. In diesem Fall ist der Aussteller nicht eine bestimmte natürliche Person, sondern das Unternehmen – zum Beispiel die GmbH. Das elektronische Siegel ist also ähnlich zu einem Firmenstempel.

Welche Folgen hat das Fehlen der richtigen Signatur bzw. des Siegels?

Sollten Unternehmer Teilnahmeanträge und Angebote nicht qualifiziert signieren bzw. mit einem entsprechenden Siegel versehen, sind ihre Unterlagen mangelhaft. Dieser Mangel ist unbehebbar. Das hat zur Folge, dass Auftraggeber Bewerber nicht zur Teilnahme zulassen dürfen bzw. Angebote ausscheiden müssen. Unternehmer erhalten keine Möglichkeit, die Unterlagen im Nachhinein qualifiziert zu signieren.

Tipp: Bieter können die Gültigkeit ihrer Signatur bzw. ihres Siegels über die Signatur-Prüfung der RTR überprüfen lassen.

Sollten Auftraggeber beim Übermitteln von Unterlagen diese nicht richtig signiert haben, müssen Unternehmer rechtzeitig einen Nachprüfungsantrag stellen, um die Unterlagen anzufechten. Nach Ablaufen der Anfechtungsfrist können fehlende Signatur, Siegel oder Amtssignatur nicht mehr angefochten werden.