Bieterfragen in Vergabeverfahren

Was ist eine Bieterfrage und wann muss der Auftraggeber diese beantworten? Handelt es sich bei der Bieterfrage um ein Recht des Bieters gegenüber dem Auftraggeber? In diesem Blogeintrag soll auf das Thema der Bieterfragen konkreter eingegangen werden.

Die Bieterfrage

Bieter im Vergabeverfahren können bzw. müssen bei Unklarheiten in den Ausschreibungsunterlagen im Rahmen einer Bieterfrage Aufklärung verlangen. Sofern das Ersuchen zeitgerecht gestellt wird, hat der öffentliche Auftraggeber zusätzliche Auskünfte über die Ausschreibung allen Teilnehmern am Vergabeverfahren unverzüglich, jedenfalls aber spätestens sechs Tage (bei beschleunigten Verfahren spätestens vier Tage), vor Ablauf der Angebotsfrist zu erteilen. Hierbei handelt es sich um ein Recht des Bieters. Der Auftraggeber ist daher verpflichtet Auskunftsverlangen nachzukommen und diese zu beantworten. Wenn die Bieterfragen über den Inhalt der Ausschreibungsunterlagen hinausgehen, ist die Auskunft allen Teilnehmern am Vergabeverfahren mitzuteilen.

Berechnung der Frist

Bei der Berechnung der Frist wird der Tag nicht mitgerechnet, in den das maßgebliche Ereignis oder die maßgebliche Handlung fällt. Läuft die Angebotsfrist beispielsweise am 15. November 2020 um 13:00 Uhr ab, so wären demnach zusätzliche Auskünfte bis spätestens 8. November 2020 um 24:00 Uhr zu übermitteln bzw. bereitzustellen.

Wurde das Ersuchen zeitgerecht gestellt, aber die Auskünfte nicht innerhalb der oben genannten Frist erteilt, so ist die Angebotsfrist zu verlängern. Werden zusätzliche Auskünfte über die Ausschreibung kürzer als sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist angefordert, so sind die Auskünfte unverzüglich zu erteilen. In diesem Fall besteht aber keine Verpflichtung zur Fristverlängerung.

Hinweis: Für Bieteranfragen gibt es kein bestimmtes Formerfordernis. In der Praxis wird aber oft in den Ausschreibungsunterlagen eine bestimmte Form vorgeschrieben. Diese Form sollte der Bieter einhalten.

Wann sollte ich eine Bieterfrage stellen?

Bieterfragen können bzw. müssen beispielsweise in folgenden Fällen gestellt werden:
• bei unklaren Formulierungen,
• im Fall von offensichtlichen Fehlern in den Ausschreibungsunterlagen,
• im Fall von Widersprüchen in den Unterlagen,
• beim Verdacht auf wettbewerbsverzerrende Kriterien.

In der Praxis wird das Recht der Bieter Bieterfragen zu stellen viel zu selten genutzt. Das könnte daran liegen, dass viele Bieter sich nicht schon vor Angebotsabgabe mit dem Auftraggeber anlegen beziehungsweise diesen verärgern wollen.

Wichtig: Grundsätzlich sind Bieterfragen immer möglich und eine Beantwortung kann vom Bieter erwartet werden. Bieterfragen sollten sachlich formuliert werden. Weiters sollte, wenn nötig auch deutlich zum Ausdruck gebracht werden, dass die Ausschreibung bekämpft wird, wenn der Auftraggeber die Ausschreibung nicht berichtigt.

Häufige Probleme in der Praxis

• Auftraggeber antworten (zu) spät, so dass der Bieter die Auskunft bei der Angebotsbearbeitung nicht mehr berücksichtigen kann.
• Bei aus der Sicht des Auftraggebers nicht relevanten Fragen wird nur dem anfragenden Bieter, nicht aber allen anderen Bietern geantwortet.

Unabhängig von den Bieterfragen hat der Bieter auch die Möglichkeit, die Ausschreibung bei der zuständigen Vergabekontrollbehörde mittels Nachprüfungsantrag überprüfen zu lassen.

Hinweis: Im Gegensatz zu den Bieterfragen hat der öffentliche Auftraggeber – unter Einräumung einer angemessenen Frist – den Unternehmer zur Übermittlung, Ergänzung oder Erläuterung unvollständiger oder fehlerhafter Unterlagen aufzufordern, sofern es sich nicht um einen unbehebbaren Mangel handelt. Die Aufforderung zur Übermittlung, Ergänzung oder Erläuterung hat unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung zu erfolgen.

Unsere Empfehlung

Bieter sollten sich bereits während der Angebotsphase mit den rechtlichen Ausschreibungsbedingungen befassen und Bieterfragen an den Auftraggeber stellen. Auftraggeber sollten Bieterfragen ernst nehmen, um damit eine allfällige Bekämpfung der Ausschreibung zu vermeiden.