Nachweise zur Eignung: vermeintlich einfach oder Fallgrube?

Nachweise: das sind die vermeintlich einfachen Dinge, die ein Bieter zu Beginn von Vergabeverfahren im Zuge der sogenannten Eignungsprüfung liefern muss, die aber leider oft zur Fehlerquelle für BieterInnen werden. Im schlechtesten Fall kann das zum Ausschluss aus einem Vergabeverfahren führen. Digitale Plattformen wie Auszug.at können hier helfen Nachweise schnell zu organisieren.

Drum prüfe wer sich binde

Im Rahmen der sogenannten Eignungsprüfung prüfen AuftraggeberInnen, ob die teilnehmenden UnternehmerInnen die erforderliche Befugnis (wie z.B. Gewerbeberechtigung) haben, ob sie zuverlässig sind (keine strafrechtlichen Verurteilungen, keine Abgabenrückstände, keine Insolvenz, etc.) und ob sie in wirtschaftlicher sowie auch technischer Hinsicht leistungsfähig genug sind.

Solange es sachlich gerechtfertigt ist und dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit entspricht, haben AuftraggeberInnen einen Ermessensspielraum, welche Anforderungen sie an die Eignung stellen, die sie prüfen. Trotzdem sind es in der Praxis immer wieder dieselben Nachweise, die im Rahmen von Eignungsprüfungen von BieterInnen verlangt werden.

Oft gehören dazu Referenzen, ein vorgegebener Mindestjahresumsatz, eine Mindest-Eigenkapitalquote, aufrechte Betriebshaftpflichtversicherungen, Bonitätsauskünfte, Muster oder qualifiziertes Personal. Aber auch Dokumente wie Firmenbuchauszüge, Gewerbeberechtigungen oder Jahresabschlüsse werden immer wieder verlangt.

Auch wenn mittlerweile viele AuftraggeberInnen erlauben, dass die vorläufige Eignung ohne einzelne Nachweise durch sogenannte Eigenerklärungen nachgewiesen werden können, sind dann in späteren Phasen der Ausschreibung trotzdem immer die entsprechenden Nachweise zu liefern.

Stressfaktor Nachweise

Das Organisieren dieser Dokumente wird von BieterInnen oft als das einfachste ToDo im Rahmen des oft stressigen und zeitlich knappen Prozesses der Bearbeitung einer Ausschreibung eingeschätzt. Andere Anforderungen der Ausschreibungsbeantwortung, wie z.B. das Liefern von Referenzprojekten, die allen Anforderungen entsprechen, stehen hier aufgrund des höheren Arbeitsaufwands und der Komplexität mehr im Fokus.

Trotzdem oder vielleicht gerade deswegen, kann es bei den vermeintlich leicht zu erbringenden Nachweisen von Dokumenten wie dem Firmenbuchauszug oder der Gewerbeberechtigung zu Problemen oder gar zu formalen Fehlern kommen, die im schlechtesten Fall zum „Durchfallen“ von BieterInnen bei der Eignungsprüfung führen.

Ein häufiger Fehler von BieterInnen ist dabei, die Anforderung nach einer gewissen Aktualität („der zu liefernde Firmenbuchauszug darf nicht älter als 6 Monate sein“) zu übersehen.

Bei kleineren Unternehmen oder bei BieterInnen, die vielleicht das erste Mal bei einer Ausschreibung teilnehmen, sind Firmenbuchauszug oder Gewerbeberechtigung gar nicht standardmäßig für den schnellen internen Zugriff abgelegt, oder es ist vielleicht der/die zuständige Kollegin/Kollege gerade auf Urlaub.

Danke Digitalisierung

Die Digitalisierung macht hier den Unternehmen seit einiger Zeit das Leben leichter. Früher mussten BieterInnen noch zu den jeweiligen Landesgerichten oder Gewerbebehörden pilgern, um einen aktuellen Firmenbuchauszug oder einen Nachweis der Gewerbeberechtigung zu bekommen.

Mittlerweile kann das jeder schnell und unkompliziert auf verschiedenen Online-Plattformen erledigen. Viele davon bieten aber nur die Möglichkeit einen bestimmten Nachweis zu bekommen, d.h. mitunter müssen BieterInnen mehrere Plattformen nutzen, um alle Nachweise für die Eignungsprüfung einer Ausschreibung zu organisieren.

Auszug.at – die Plattform für den schnellen Nachweis

Hier können Plattformen wie Auszug.at noch besser helfen. Auf Auszug.at, als Plattform der Wiener Zeitung Mediengruppe die „Schwester-Plattform“ von auftrag.at, können an einem Ort viele amtliche Auszüge als Nachweise für Ausschreibungen on demand, einfach und unkompliziert abgefragt werden.

Firmenbuchauszüge und Grundbuchauszüge können über Auszug.at in verschiedenen Varianten schnell abgefragt werden.

Da alle Auszüge als signierte PDF-Dokumente bezogen werden können, sind diese als Nachweise zum Nachweis der Eignung im Rahmen von Ausschreibungen formell geeignet.

Und dass solche Abfragen ganz schnell, auch ohne Registrierung, durchgeführt und online bezahlt werden können, macht Auszug.at zur perfekten Helferin für BieterInnen um Fehler und Stress beim Organisieren von Nachweisen zu vermeiden.