Vergabeverfahren vorbereiten

Ein Auftraggeber hat vor, eine Ware oder eine Dienstleistung zu beschaffen, benötigt aber Unterstützung, um den Leistungsgegenstand präzise zu beschreiben bzw. den Auftragswert fachkundig zu schätzen. Welche Mittel kann er im Zuge der Vorbereitungen seiner Ausschreibung einsetzen?

Auftraggeber, die Informationen über den relevanten Beschaffungsmarkt einholen wollen oder die bei der Vorbereitung des Vergabeverfahrens Unterstützung benötigen, können eine Markterkundung durchführen und andere Unternehmer zur Unterstützung bei Vorarbeiten hinzuziehen.

Markterkundung

Vor Einleitung eines Vergabeverfahrens kann ein Auftraggeber – zur Vorbereitung – eine vorherige Markterkundung durchführen und potenziell interessierte Unternehmer über seine Pläne und Anforderungen informieren. Im Rahmen der Markterkundung kann sich der Auftraggeber insbesondere von Dritten beraten lassen. Er kann die so eingeholten Informationen für die Planung und Durchführung des Vergabeverfahrens) nützen. Der Wettbewerb darf allerdings dadurch nicht verzerrt werden und es darf nicht gegen die Grundsätze des Vergabeverfahrens verstoßen werden.

Vorarbeiten

Wenn ein Bewerber, ein Bieter oder ein mit diesen in Verbindung stehendes Unternehmen den Auftraggeber im Hinblick auf das Vergabeverfahren beraten hat oder auf andere Weise an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens beteiligt war, muss der Auftraggeber durch alle erforderlichen Maßnahmen sicherstellen, dass der Wettbewerb durch die Teilnahme dieses Bewerbers oder Bieters nicht verzerrt wird. Es geht hier hauptsächlich darum, den Informationsvorsprung auszugleichen.

Wichtig: Unternehmer, die an den Vorarbeiten für eine Ausschreibung beteiligt sind, sind von der Teilnahme am Vergabeverfahren auszuschließen, soweit durch ihre Teilnahme ein freier und lauterer Wettbewerb ausgeschlossen wäre. Dies gilt, falls durch sämtliche Vorkehrungen der Vorsprung nicht ausgeglichen werden kann.

Als Maßnahmen kommen insbesondere in Betracht:

• Die Übermittlung oder Bereitstellung aller Informationen, die im Zusammenhang mit den Vorarbeiten ausgetauscht wurden oder die daraus resultieren, an alle Teilnehmer des Vergabeverfahrens, oder
• die Festlegung angemessener Angebotsfristen.

Hinweis: Es reicht nicht aus, wenn statt einer Übermittlung oder Bereitstellung von Informationen über die Vorarbeiten der Auftraggeber darauf hinweist, dass die einschlägigen Informationen auch im Internet verfügbar sind und sich die Teilnehmer selbst informieren hätten können.

Die vom Auftraggeber gesetzten Maßnahmen sind im Vergabevermerk festzuhalten.