Wie detailliert müssen Ausschreibungsunterlagen gestaltet werden
Auftraggeber:innen müssen Ausschreibungsunterlagen so gestalten, dass Bieter:innen die Preise
- ohne Übernahme nicht kalkulierbarer Risiken und
- ohne unverhältnismäßige Ausarbeitungen
ermitteln können. Dazu besteht für Auftraggeber:innen eine gesetzliche Verpflichtung gegenüber den Bieter:innen.
Was unverhältnismäßige Ausarbeitungen sind, entscheiden die Verwaltungsgerichte je nach konkreten Einzelfall. Bei einem Verhandlungsverfahren etwa wird es in der Regel in Ordnung sein, dass die Bieter:innen mehr Ausarbeitungen vornehmen müssen.
Außerdem hängt es auch von der Art der Leistungsbeschreibung ab, wieviel Ausarbeitungen noch verhältnismäßig sind.
Bei der konstruktiven Leistungsbeschreibung muss der:die Auftraggeber:in das gewünschte Leistungs-Soll detailliert festlegen. Es ist so eindeutig, vollständig und neutral zu beschreiben, dass die Angebote verglichen werden können. Die Leistungsbeschreibung muss außerdem so formuliert werden, dass sie in derselben Fassung sowohl für das Angebot als auch für den Leistungsvertrag verwendet werden kann.
Bei der funktionalen Leistungsbeschreibung kennt der:die Auftraggeber:in das zu realisierende Ziel (z.B. Bau einer Fußgängerbrücke), aber nicht die genaue Ausführung (z.B. Materialien, Baumethode) des Projekts. Diese bleibt den Bieter:innen überlassen. Zu diesem Zweck müssen Auftraggeber:innen das Leistungsziel so hinreichend genau und neutral beschreiben, dass alle für die Erstellung des Angebots maßgebenden Bedingungen und Umstände erkennbar sind. Bieter:innen müssen das Leistungs-Soll also selbst gestalten. Es sind daher umfangreichere Ausarbeitungen als bei der konstruktiven Leistungsbeschreibung anzunehmen.
Wer gestaltet die Ausschreibungsunterlagen?
Die Ausschreibungsunterlagen müssen von Personen erstellt werden, die die fachlichen Voraussetzungen dafür erfüllen. Interne Mitarbeiter:innen müssen dafür nicht die (höhere) Qualifikation eines:einer Sachverständigen haben. Wenn jedoch das Fachpersonal fehlt, kann es unter Umständen verpflichtend sein, eine:n Sachverständige:n heranzuziehen. Allgemein gilt: sollte jemand Externes zur Gestaltung der Ausschreibungsunterlagen bestellt werden, muss dies ein:e unabhängige:r Sachverständige:r sein.