Worauf Auftraggeber bei der qualifizierten elektronischen Signatur achten müssen
Im Rahmen der elektronischen Vergabe im Oberschwellenbereich schreibt das Bundesvergabegesetz 2018 die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur, eines qualifizierten elektronischen Siegels oder einer Amtssignatur vor. Das gilt sowohl für den klassischen Bereich als auch für den Sektorenbereich. Wann eine elektronische Signatur als „qualifiziert“ gilt, bestimmt die europäische eIDAS-Verordnung, in der die elektronische Identifizierung für alle Mitgliedstaaten verbindlich geregelt ist.
Pflicht zur elektronischen Signatur beim Übermitteln bestimmter Unterlagen
Sowohl Auftraggeber als auch Unternehmer müssen bestimmte Unterlagen, die sie übermitteln, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. Siegel oder einer Amtssignatur versehen. Es handelt sich um folgende Dokumente:
- Ausschreibungs- und Wettbewerbsunterlagen
- Teilnahmeanträge
- Angebote
- Auftragsbestätigungen
Soweit sie es für nötig halten, können Auftraggeber zusätzlich zu den gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen das Erfordernis der elektronischen Signatur auf andere Unterlagen ausweiten. Sie müssen dies in den Ausschreibungsunterlagen festlegen.
Wenn Auftraggeber diese Unterlagen jedoch nicht übermitteln, sondern bereitstellen (z.B. über auftrag.at), müssen sie sie nicht elektronisch signieren. Auch die bloße Benachrichtigung an die Unternehmer, dass Unterlagen bereitgestellt wurden, muss nicht elektronisch signiert werden, sondern kann z.B. durch E-Mail erfolgen.
Signatur überprüfen
Auftraggeber müssen die qualifizierte elektronische Signatur überprüfen und können dazu den automatisierten Prüfservice der Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH Verwenden. Diese hat die Aufsicht über die österreichischen Zertifizierungsdiensteanbieter. Die Garantie des Prüfservices erstreckt sich daher nur auf österreichische Anbieter. Ausländische Signaturen können nur ohne Garantie überprüft werden.
Sollte ein Unternehmer aus einem anderen EU-Mitgliedstaat eine qualifizierte elektronische Signatur bzw. Siegel im Sinne der eIDAS Verordnung verwenden, so müssen Auftraggeber diese auf jeden Fall anerkennen.
Was tun, wenn die elektronische Signatur fehlt?
Hat ein Unternehmer ein Dokument ohne qualifiziert elektronische Signatur bzw. Siegel übermittelt, obwohl er dazu verpflichtet gewesen ist, so liegt ein unbehebbarer Mangel vor. Bei einem Teilnahmeantrag darf der Bewerber nicht zum Verfahren zugelassen werden, bei einem nicht ordnungsgemäß signierten Angebot wird das Angebot ausgeschieden. Auftraggeber müssen dem Unternehmer keine Gelegenheit zur Behebung des Mangels einräumen.
Wenn der Auftraggeber die übermittelten Auftragsunterlagen oder Wettbewerbsunterlagen weder qualifiziert elektronisch signiert noch mit einer Amtssignatur versehen hat, verstößt er gegen das BVergG 2018. Der Bieter kann mit einem Nachprüfungsantrag dagegen vorgehen. Sollte er diesen aber nicht fristgerecht nutzen, werden die Unterlagen ohne ordnungsmäße Signatur bestandsfest.
Gibt es Alternativen zur qualifizierten elektronischen Signatur bzw. zum Siegel?
Alternativ zur qualifizierten elektronischen Signatur hat die Übermittlung der Unterlagen laut Gesetz so zu erfolgen, dass die Vollständigkeit, Echtheit und Unverfälschtheit der Datensätze mit einer Qualität gewährleistet ist, die mit der Qualität einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. Siegels vergleichbar ist.
Es ist jedoch unklar, wann diese Vergleichbarkeit gegeben ist und welche alternative Übermittlungsformen diesen Anforderungen entsprechen. Diese Alternative macht daher eher für Unternehmen aus Drittstaaten Sinn, die keinen Zugang zu einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. Siegel haben. Es liegt an ihnen, die vergleichbare Qualität nachzuweisen.