Die Vorteile der eVergabe

Die rasante Entwicklung der Technik macht es immer wichtiger, Geschäftsprozesse elektronisch abwickeln zu können. Gründe dafür sind vor allem Effizienz und Zeitersparnis. Dies trifft natürlich auch auf Vergabeverfahren zu, in denen mittlerweile der gesamte Verfahrensakt elektronisch erfasst und abgebildet werden kann. Der Umstieg von papiergebundenen Verfahren auf die eVergabe bringt viele Vorteile mit sich, von denen sowohl die Auftraggeber als auch die Unternehmer profitieren.

Vorteile für Unternehmer

• Mehr Rechtssicherheit
  Durch die elektronische Angebotsabgabe vermeiden Bieter bestimmte formale Fehler. So kann beispielsweise vermieden werden, dass das Angebot auf dem Postweg verloren geht und nicht mehr innerhalb der Angebotsfrist den Empfänger erreicht.
• Transparente und effiziente Ausschreibungssuche
  Es ist nicht mehr notwendig, in verschiedenen gedruckten Amtsblättern nach Ausschreibungen zu suchen. Stattdessen bieten viele eVergabe-Portale, wie z.B. auftrag.at, die Möglichkeit, sich interessante Aufträge täglich via E-Mail automatisch zusenden zu lassen. Des Weiteren bietet auftrag.at Zugang zu allen nationalen und europaweiten Ausschreibungen. Europaweite Ausschreibungen sind auch auf der Website der Europäischen Union auffindbar.
• Schneller arbeiten
  Unternehmer können über eVergabe-Plattformen elektronisch und direkt, aber trotzdem gemäß den gesetzlichen Bestimmungen anonym, mit dem Auftraggeber kommunizieren. Eine solche Kommunikationsmöglichkeit ist insbesondere dann notwendig, wenn Unternehmer Rückfragen an den Auftraggeber haben aber auch umgekehrt, wenn der Auftraggeber beispielsweise die Ausschreibungsunterlagen ändert und dies kommunizieren möchte. Über eine eVergabe-Plattform werden registrierte Unternehmer zugleich automatisch über Änderungen informiert und können diese sofort in ihrer Angebotserstellung berücksichtigen.
• Fairness und Gleichbehandlung
  Die eVergabe macht es möglich, das gesamte Verfahren von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag zu dokumentieren. Es ist zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar, wer, wann und was versendet, bereitstellt bzw. ändert. Dies ist ein wichtiger Eckpfeiler, um sicherzustellen, dass alle Unternehmer über den gleichen Informationsstand verfügen und so Transparenz und Gleichbehandlung gewährleistet sind.

Vorteile für Auftraggeber

• Rechtssicherheit erhöhen
  Viele Anbieter von eVergabe-Portalen, wie z.B. auftrag.at-Vergabe verpflichten sich dem Ziel, in ihren Systemen immer den aktuellen gesetzlichen Stand zu entsprechen. Durch regelmäßige Systemupdates bleiben die Plattformen stets auf der gesetzlichen Aktualität. Öffentliche Auftraggeber erhalten somit durch die technische Unterstützung von eVergabe-Portalen noch mehr Sicherheit, ihre Vergabeverfahren rechtskonform abzuwickeln.
• Ausschreibung einfacher veröffentlichen
  Die elektronische Publikation von Bekanntmachungen und Ausschreibungsunterlagen ist ein an sich komplexer Vorgang, der aber mit Hilfe von eVergabe-Portalen unkompliziert, mittels einer Schritt-für-Schritt Begleitung, erfolgen kann. Außerdem werden Bekanntmachungen auf Wunsch automatisch an andere Veröffentlichungsstellen, z.B. an das Amtsblatt der Europäischen Union, weitergeleitet. So erfolgt die rechtskonforme Ausschreibung über ein eVergabe-Portal, mit nur wenigen Klicks.
• Zuverlässige Prozesse
  Die elektronische Kommunikation zwischen Auftraggeber und deren potenziellen Bietern ist eine wichtige Grundlage für ein faires und rechtskonformes Verfahren. Vergabe-Plattformen unterstützen diese Kommunikation in vielerlei Hinsicht. Beispielsweise werden alle Unternehmer, die sich für ein bestimmtes Verfahren interessieren und dafür auch registrieren, automatisch über eine Änderung der Ausschreibungsunterlagen benachrichtigt. Des Weiteren ist es essenziell, die Beantwortung von Bieterfragen, mit allen Verfahrensteilnehmern einfach und schnell zu teilen. Durch diese Unterstützung entfallen parallel geführte Kommunikationswege, da alles ausgehend von einer Plattform rechtskonform abgewickelt und dokumentiert werden kann.
• Kosten und Zeit sparen
  Mit der eVergabe sparen Auftraggeber Zeit und Geld, da unter anderem das Ausdrucken und der Versand von Ausschreibungsunterlagen entfallen. Das gesamte Verfahren wird elektronisch abgebildet, abgewickelt und schlussendlich dokumentiert, was wesentlich zu einer guten Nachvollziehbarkeit des Verfahrensablaufes beiträgt.

Gibt es auch Nachteile?

Solange Auftraggeber und Unternehmer bereit sind, neue Arbeitswesen zu erlernen, ist die eVergabe in vielfacher Hinsicht von Vorteil. Lediglich kann das Ungewohnte eine große Herausforderung sein. Der Aufwand für den Um- bzw. Einstieg in die eVergabe hält sich allerdings in Grenzen, insbesondere wenn kompetente eVergabe-Portale ihren Usern die bestmögliche Unterstützung für alle offenen Fragen bieten.

Tipps: Wenn Sie selten Angebote abgeben, können Sie Ihre elektronische Signatur einige Tage vor Abgabe des Angebotes auf einigen eVergabe-Portalen, wie z.B. auftrag.at-Vergabe, testen. Reichen Sie zudem Ihr Angebot rechtzeitig vor Ende der Angebotsfrist ein (idealerweise am Vortag), um auf allfällige technische Schwierigkeiten noch reagieren zu können.