Fristen im Vergabeverfahren: Unterschiede im Unter- und Oberschwellenbereich

Die Einhaltung von Fristen ist ein entscheidender Faktor im Vergabeverfahren. Unternehmen riskieren ihre Teilnahme, wenn sie gesetzte Fristen versäumen. Für Auftraggeber:innen ist es daher essenziell, die Fristen so festzulegen, dass sie den Bieter:innen ausreichend Vorbereitungszeit einräumen und gleichzeitig den rechtlichen Vorgaben entsprechen.

Unterscheidung zwischen Unterschwellen- und Oberschwellenbereich

Ein zentrales Unterscheidungskriterium bei Vergabeverfahren ist, ob sich diese im Unterschwellen- oder Oberschwellenbereich bewegen. Diese Differenzierung ist entscheidend, da sie die Dauer der Fristen für die Einreichung von Teilnahmeanträgen und Angeboten maßgeblich beeinflusst.

Oberschwellenbereich: Hierbei handelt es sich um größere öffentliche Aufträge, die bestimmte EU-Schwellenwerte überschreiten. Diese Verfahren sind streng reguliert und müssen EU-weit ausgeschrieben werden, um den grenzüberschreitenden Wettbewerb zu fördern und Chancengleichheit für Unternehmen in der gesamten EU zu gewährleisten. Außerdem ist die elektronische Durchführung des Vergabeverfahrens in Form der e-Vergabe verpflichtend.

Unterschwellenbereich: In diesem Bereich liegen Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte. Zwar sind die Vorgaben weniger komplex als im Oberschwellenbereich, jedoch gelten auch hier strenge Bestimmungen zur Wahrung der Transparenz und eines fairen Wettbewerbs.

Fristen im Oberschwellenbereich

Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich erfordern längere Vorlaufzeiten, um den Anforderungen der EU-Vergaberichtlinien gerecht zu werden. Zu den wichtigsten Fristen zählen:

• Teilnahmeantragsfrist: Bei Verfahren wie dem Verhandlungsverfahren bzw. offenen Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung oder dem nicht offenen Verfahren beträgt die Frist mindestens 30 Tage.
• Angebotsfrist im offenen Verfahren: Auch hier gilt eine Mindestfrist von 30 Tagen, um sicherzustellen, dass Bieter:innen ausreichend Zeit zur Angebotserstellung haben.
• Angebotsfrist in Verhandlungsverfahren oder nicht offenen Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung: Hier müssen Auftraggeber:innen in der Regel mindestens 25 Tage einplanen.

In Ausnahmefällen, etwa bei nachgewiesener Dringlichkeit, dürfen die Fristen jedoch auf 10 bzw. 15 Tage verkürzt werden, sofern dies ordnungsgemäß begründet wird. Sollten während des Verfahrens Änderungen an den Ausschreibungsunterlagen notwendig werden, sind die Fristen entsprechend zu verlängern, um den Bieter:innen ausreichend Zeit für Anpassungen zu geben.

Fristen im Unterschwellenbereich

Im Unterschwellenbereich können die Fristen aufgrund der geringeren Auftragsvolumina etwas kürzer angesetzt werden:

• Teilnahmeantragsfrist bei nicht offenen oder Verhandlungsverfahren: Hier müssen mindestens 14 Tage gewährt werden.
• Angebotsfrist im offenen Verfahren: Eine Mindestfrist von 20 Tagen ist erforderlich.
• Verhandlungsverfahren oder dynamische Beschaffungssysteme: In diesen Fällen kann die Frist auf mindestens 10 Tage festgelegt werden.

Auch im Unterschwellenbereich besteht die Möglichkeit, Fristen zu verkürzen, etwa bei dringendem Bedarf an einer schnellen Vergabe. Hierfür sind jedoch klare und nachvollziehbare Begründungen erforderlich, um die Prinzipien des fairen Wettbewerbs nicht zu gefährden.