Verhandlungsverfahren

Unter den vielen Formen der Auftragsvergabe sind die Direktvergabe und das Verhandlungsverfahren bevorzugte Verfahren der Auftraggeber. Der Vorteil von Verhandlungsverfahren ist, dass über die zu erbringende Leistung und den Preis verhandelt werden darf. Dafür kann es nur in bestimmten Ausnahmefällen durchgeführt werden.

Wie laufen Verhandlungsverfahren ab?

Bei Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung fordern Auftraggeber von vornherein nur eine beschränkte Anzahl von Unternehmern auf, Angebote abzugeben. Dabei müssen grundsätzlich mindestens drei Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Bei einem Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen zu Abgabe von Teilnahmeanträgen eingeladen. Davon werden dann geeignete Bewerber ausgewählt, die Auftraggeber dazu auffordern, Angebote zu legen.

In den Ausschreibungsunterlagen legen Auftraggeber bestimmte Mindestanforderungen fest, die ein Angebot auf jeden Fall erfüllen muss. Diese und die Zuschlagskriterien sind nicht verhandelbar und dürfen sich während des Verhandlungsverfahrens auch nicht ändern.

Ansonsten dürfen Angebote von den Ausschreibungsunterlagen abweichen. Nachdem die Erstangebote abgegeben wurden, wird über Leistung und Preis (z.B.: Qualität, Mengen, Geschäftsklauseln etc.) verhandelt. Typischerweise werden nach der ersten Runde Folgeangebote gelegt, über die wieder verhandelt wird. Es können beliebig viele Verhandlungsrunden stattfinden. Auftraggeber müssen aber mindestens über die Erstangebote verhandeln (Ausnahme: Auftraggeber geben in der Bekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung ausdrücklich bekannt, dass sich sich eine Vergabe aufgrund des Erstangebots ohne Verhandlung vorbehalten).

Nachdem die Verhandlungen abgeschlossen wurden, informiert Auftraggeber die verbliebenen Bieter darüber, dass sie einen Abschluss der Verhandlungen beabsichtigen. Dabei erhalten alle Bieter eine gleichlautende Frist, um ein endgültiges Angebot abzugeben. Über dieses Letztangebot darf dann nicht mehr verhandelt werden. Von diesen endgültigen Angeboten wählen Auftraggeber anhand der Zuschlagskriterien den Bestbieter aus.

Mit wem wird verhandelt?

Auftraggeber können anhand der Zuschlagskriterien eine Vorauswahl unter den Bietern treffen und die Anzahl der Bieter, mit denen sie verhandeln, verringern (Shortlist-Verfahren). Sie können sich aber auch dafür entscheiden, mit allen Bietern alle Verhandlungsrunden zu führen. Das muss in der Ausschreibung oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung bekannt gegeben werden. Dabei muss immer ein echter Wettbewerb gewährleistet sein.

Im Unterschwellenbereich können Auftraggeber sich auch dafür entscheiden, nur mit dem Bestbieter Verhandlungen zu führen. Das müssen sie in den Ausschreibungsunterlagen vorsehen. Erst wenn diese Verhandlungen keinen Erfolg zeigen, verhandeln sie dann mit den anderen Bietern.

Welche Rechte haben Bieter? Gleichbehandlung, Information und Geheimhaltung

Alle Bieter müssen gleichbehandelt werden. Auftraggeber dürfen keine Informationen in diskriminierender Weise weitergeben, sodass bestimmte Bieter begünstigt werden können. Sie dürfen auch keine vertraulichen Informationen ohne konkrete Zustimmung an die anderen Unternehmen weitergeben.

Alle Bieter dürfen von Auftraggebern verlangen, spätestens innerhalb von 15 Tagen über den Verlauf und den Fortschritt der Verhandlungen informiert zu werden.

Außerdem müssen bis zur Mitteilung der Zuschlagsentscheidung Anzahl und Namen der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Unternehmer geheim gehalten werden.