Wie Rahmenvereinbarungen funktionieren

Haben Auftraggeber regelmäßig Bedarf an gleichartigen Leistungen, lohnt es sich, diesen in einer Ausschreibung zu bündeln. Wie auch sonst im Wirtschaftsleben kann, das durch einen Rahmenvertrag erfolgen. Im Vergaberecht gibt es aber noch eine weitere Möglichkeit, die dem Rahmenvertrag zwar ähnelt, aber anders funktioniert: Die Rahmenvereinbarung.

Rahmenvereinbarungen sind Vereinbarungen ohne Abnahmeverpflichtung zwischen einem oder mehreren Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmen. Die Rahmenvereinbarung ist somit das vergaberechtliche Grundgerüst, auf dessen Basis die Auftraggeber dann Aufträge erteilen können. Auftraggeber können während der Laufzeit (grundsätzlich maximal vier Jahre) bei seinen Rahmenvereinbarungspartnern Leistungen zu den vorgesehenen Preisen und Mengen abrufen. Die Rahmenvereinbarung kann im Unter- und Oberschwellenbereich sowie für jede Auftragsart verwendet werden.

Wann ist eine Rahmenvereinbarung sinnvoll?

Rahmenvereinbarungen eignen sich insbesondere für die Vergabe von Aufträgen, die auf gleichartige, regelmäßige und wiederkehrende Leistungen gerichtet sind (z.B. Lieferverträge für Büromaterialien, Dienstleistungsverträge für witterungsabhängige Schneeräumung) sowie für Produkte oder Dienstleistungen mit hoher Preisdynamik. Durch die Bündelung der Nachfrage lassen sich in der Regel Mengenrabatte und – durch den Entfall einer Vielzahl einzelner Vergabeverfahren – Kostenreduktionen erzielen.

Rahmenvereinbarungen bringen darüber hinaus eine gewisse Beschaffungssicherheit für Auftraggeber mit sich: die Rahmenvereinbarungspartner sind nämlich bei einem Abruf zur Leistungserbringung verpflichtet. Gleichzeitig bleiben Auftraggeber sehr flexibel: sie sind weder dazu verpflichtet, überhaupt Leistungen aus der Rahmenvereinbarung abzurufen, noch, diese zu einem bestimmten Zeitpunkt während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abzurufen. Auftraggeber sind sogar berechtigt, (rahmen-)vereinbarungsgegenständliche Leistungen an andere Unternehmen – gegebenenfalls nach Durchführung eines Vergabeverfahrens – zu vergeben (sogenannte „Parallelbeschaffungen“).

Auftraggeber müssen in den Ausschreibungsunterlagen immer das maximale Abrufvolumen für die künftigen Aufträge angeben, Bestimmungen wie „der normale Bedarf“ sind in diesem Zusammenhang zu unpräzise. Sobald die „abrufbare Höchstmenge“ erreicht ist, können keine Leistungen mehr aus der Rahmenvereinbarung abgerufen werden.

Wie kommt eine Rahmenvereinbarung zustande und wer ist daran beteiligt?

Voraussetzung für den Abschluss einer Rahmenvereinbarung ist, dass im Vorfeld ein Vergabeverfahren (konkret: ein offenes Verfahren, ein nicht offenes Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung oder ein Verhandlungsverfahren) durchgeführt wurde. Die Rahmenvereinbarung wird dabei mit dem oder den am besten bewerteten Bieter(n) abgeschlossen.

Wird die Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen abgeschlossen, sind zumindest drei Unternehmen zu beteiligen. Aus rechtlicher Sicht wird in diesem Fall nicht nur eine Rahmenvereinbarung abgeschlossen, sondern es wird mit jedem Rahmenvereinbarungspartner eine inhaltlich idente Rahmenvereinbarung abgeschlossen. Die Rahmenvereinbarungspartner bleiben dadurch untereinander anonym und können sich bei künftigen Abrufen nicht absprechen (z.B. in Bezug auf die Angebotspreise).

Auch auf Auftraggeberseite können mehrere Auftraggeber stehen. Sollen aus einer Rahmenvereinbarung nicht nur ein sondern mehrere Auftraggeber Abrufe tätigen dürfen, müssen die einzelnen Auftraggeber so eindeutig in den Ausschreibungsunterlagen bezeichnet werden, dass sie z.B. anhand des Namens oder unter Bezugnahme auf eine bestimmte Kategorie innerhalb eines klar abgegrenzten geografischen Gebiets identifiziert werden können (Einhaltung des Transparenzgebots für alle abrufberechtigten Auftraggeber).

Wie werden Aufträge auf Basis einer Rahmenvereinbarung vergeben?

Aufträge auf Basis einer Rahmenvereinbarung werden auch oft „Abrufe“ genannt. Jeder Abruf ist aus vergaberechtlicher Sicht ein eigener Auftrag, also ein eigener Leistungsvertrag der unabhängig von den anderen Abrufen zu betrachten ist (somit auch separat gekündigt werden kann).

Abrufe aus einer Rahmenvereinbarung können „unmittelbar“ erfolgen. Hierbei gibt der Auftraggeber die Menge und den Zeitpunkt der abgerufenen Leistungen an und der Rahmenvereinbarungspartner hat zu den Preisen der Rahmenvereinbarung zu leisten (ähnlich wie bei Optionen). Wurde die Rahmenvereinbarung mit mehreren Unternehmen abgeschlossen, kann der Auftraggeber zwischen den Rahmenvereinbarungspartnern einen Wettbewerb eröffnen (erneuter Aufruf zum Wettbewerb) und dem daraus hervorgehenden Gewinner den Auftrag erteilen.

Gibt es nur einen einzigen Rahmenvereinbarungspartner, kann der Auftraggeber diesen auffordern sein ursprüngliches Angebot zu verbessern, zu vervollständigen oder abzuändern.