Zusammenarbeit im Vergabeverfahren: Effizienz durch Subunternehmen und Bietergemeinschaften

Auftragnehmer:innen sind selten in der Lage, alle Teile eines erteilten Auftrages selbständig auszuführen. Aus diesem Grund bilden sie Bietergemeinschaften oder beauftragen Subunternehmen, die bestimmte Aufgaben oder Leistungen übernehmen.

Einsatz von Subunternehmen

Subunternehmen werden meist eingesetzt, um die Eignung des Unternehmers zu substituieren (notwendige Subunternehmen). Dies geschieht, wenn Bieter:innen selbst nicht über alle erforderlichen Qualifikationen, Erfahrungen und Kapazitäten verfügen, um die Anforderungen des Projekts vollständig zu erfüllen. Allerdings können sie aus strategischen oder praktischen Gründen auch lediglich zur Erfüllung eines bestimmten Teils der Leistung herangezogen werden (optionale Subunternehmen).

Achtung: Bloße Lieferant:innen von Bauteilen sind keine Subunternehmen, da sie nicht an der Ausführung des erteilten Auftrages beteiligt sind.

Vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können durch den Einsatz von Subunternehmen Kosten sparen, indem sie Teile des Auftrags an kostengünstigere Anbieter:innen auslagern. Zudem verfügen Subunternehmen oftmals über spezielle Fachkenntnisse und technische Fähigkeiten. Die Vergabe von Teilaufgaben auf mehrere Unternehmen dient außerdem der Risikominimierung, da die Gefahr eines vollständigen Projektversagens reduziert wird.

Für die Eigenschaft als Subunternehmen ist es irrelevant, in welchem Umfang dieses zur Leistung beträgt (Ausnahme: Die Weitergabe des gesamten Auftrages ist unzulässig) und ob ein direktes Vertragsverhältnis mit dem:der Auftragnehmer:in besteht. Daher umfasst diese Definition auch alle Gehilfen des Subunternehmens (Subunternehmerkette).

Bietergemeinschaften

Unter der Bietergemeinschaft ist ein Zusammenschluss mehrerer Unternehmer:innen zu verstehen. Im Gegensatz zum Subunternehmen dient die Bietergemeinschaft der Einreichung eines gemeinsamen Angebots im Vergabeverfahren. Dabei müssen diese keine bestimmte Rechtsform annehmen, weswegen auch eine Teilnahme als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GesbR) möglich ist. Zur Leistungserbringung muss die Bietergemeinschaft als GesbR allerdings eine Arbeitsgemeinschaft gründen, mit der sie gegenüber dem:der Auftraggeber:in solidarisch haften.

Vorteile einer Bietergemeinschaft:

• Mehr Einfluss und Rechte: Die Mitglieder haben mehr Möglichkeiten, auf das gemeinsame Angebot Einfluss zu nehmen und genießen Parteistellung während des Vergabeverfahrens sowie in möglichen Nachprüfungs- oder Feststellungsverfahren.
• Chancen für KMU: Diese haben die Möglichkeit, sich für größere Aufträge zu bewerben, da die Bietergemeinschaft gemeinsam die Auswahl- und Eignungskriterien bzw. Zuschlagskriterien leichter erfüllen kann.
• Gemeinsam stärker: Die Mitglieder können ihre individuellen Stärken und Ressourcen bündeln, um gemeinsam die Eignungskriterien zu erfüllen und die Erfüllung der Auswahl- oder Zuschlagskriterien zu optimieren.

Wer eine Bietergemeinschaft bilden möchte, sollte darauf achten, bereits in der Anfangsphase der Ausschreibung nach geeigneten Mitgliedern zu suchen. Wichtig ist auch, potenzielle Partner:innen auf ihre Bonität und Zuverlässigkeit zu prüfen. Sämtliche Vereinbarungen sollten außerdem schriftlich festgehalten werden, um möglichen rechtlichen Konflikten vorzubeugen.