Alles was Sie wissen sollten, bevor Sie ein Angebot legen – Teil 2

Der zweite Teil unserer Tipps für Unternehmer, die Angebote bei öffentlichen Ausschreibungen abgeben (wollen):

In welcher Form sind Angebote abzugeben?

Die Ausschreibungsunterlagen legen fest, in welcher Form das Angebot abzugeben ist. Die Angebotsabgabe kann entweder in elektronischer oder in Papierform vorgesehen sein.
Nach den Vorgaben des Bundesvergabegesetzes ist eine elektronische Angebotsabgabe in folgenden Fällen zwingend vorzusehen:
• bei Verfahren im Oberschwellenbereich,
• bei elektronischen Auktionen,
• bei einem dynamischen Beschaffungssystem,
• bei Verwendung eines elektronischen Kataloges oder
• bei einem Auftrag oder einer Rahmenvereinbarung einer zentralen Beschaffungsstelle.

Auch wenn das Gesetz in bestimmten Fällen eine elektronische Angebotsabgabe vorsieht, kann in den Ausschreibungsunterlagen dennoch eine Abgabe in Papierform festgelegt werden. Dies ist z.B. dann möglich, wenn in den Ausschreibungsunterlagen die Abgabe von physischen oder maßstabsgetreuen Modellen als Angebotsbestandteile vorgesehen sind. Im Unterschwellenbereich ist es mittlerweile üblich nicht mehr Papierangebote, sondern elektronische Angebote zu verlangen.

Bitte beachten Sie, dass jedes Angebot neben den spezifischen Vorgaben der jeweiligen Ausschreibungsunterlagen insbesondere den Namen und Sitz des Bieters, Preisangaben sowie eine rechtsgültige Unterfertigung enthalten muss. Ein elektronisches Angebot muss nicht nur aus einer Datei bestehen. Üblicherweise können Bieter im Zuge der elektronischen Angebotsabgabe beliebig viele Dateien hochladen. Die Summe aller Dateien ergibt dann ein Angebot.
Bei bestimmten Vergabeplattformen werden die Bezeichnungen der einzeln hochgeladenen Dateianhänge auch im Öffnungsprotokoll, dass alle anderen Bieter sehen, angezeigt.

Tipp: Verwenden Sie daher allgemeine Bezeichnungen, die keine Rückschlüsse auf den Inhalt der Anhänge geben.
Bitte beachten Sie, dass das Angebot alle in den Ausschreibungsunterlagen verlangten Bestandteile enthält und somit vollständig ist. Bedenken Sie bei der Preiserstellung, dass Ihr Preis auch vertieft geprüft werden könnte und in diesem Fall eine plausible Aufklärung möglich sein muss.

Wichtig: Für die elektronische Angebotslegung benötigen Sie in der Regel eine „qualifizierte elektronische Signatur“. Was das ist, erklärt Sophie Reiter-Werzin in einer der Episoden unseres Podcasts Vergabe Insights. Ob Ihre Signatur funktioniert, können Sie einfach und kostenfrei mit der Signatur-Prüfung der RTR GmbH (Rundfunk und Telekom Regulierungs-GmbH)  testen. Bitte testen Sie Ihre Signatur rechtzeitig (spätestens 3 Tage vor Ende der Angebotsfrist), denn wochenlange Arbeit für die Angebotserstellung kann umsonst gewesen sein, wenn sie Ihr Angebot nicht abgeben können, weil im letzten Moment Ihre elektronische Signatur nicht funktioniert.

Wie viele Angebote darf ein Bieter abgeben?

Ein Bieter darf grundsätzlich nur ein Angebot in der entsprechend vorgesehenen Form abgeben. In Ausnahmefällen kann auch die Legung von mehreren Hauptangeboten zulässig sein, wenn der Auftraggeber die Legung mehrerer Hauptangebote nicht verbietet. Die Angebote müssen sich in diesem Fall in qualitativer Hinsicht im Leistungsinhalt unterscheiden. Zwei Angebote mit dem gleichen Leistungsinhalt, aber mit unterschiedlichen Preisen sind jedenfalls unzulässig.
Bis zum Zeitpunkt, zu dem die Angebote anzugeben sind (Ende der Angebotsfrist), kann der Bieter sein Angebot ändern oder ergänzen. Das muss dem Auftraggeber bekanntgegeben werden. Bei einer Änderung oder Ergänzung wird das „alte“ Angebot zurückgezogen und ein neues Angebot abgegeben. Der Bieter kann bis zum Ablauf der Angebotsfrist auch vom gesamten Angebot zurücktreten. Ein Rücktritt ist dem Auftraggeber ebenfalls mitzuteilen.
Nach der Abgabe des Angebotes ist der Bieter bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist (in der Regel drei bis fünf Monate je nach Festlegung in den Ausschreibungsunterlagen) zivilrechtlich an das Angebot gebunden.

Wird die Legung eines Angebotes vergütet?

Grundsätzlich sind Angebote ohne Vergütung zu erstellen. Eine Ausnahme kann dann bestehen, wenn der Auftraggeber in den Ausschreibungsunterlagen besondere Ausarbeitungen verlangt (z.B. besonders aufwendige Konzepte oder Modelle). Keine besonderen Ausarbeitungen sind jedenfalls die Kalkulation und alle dazu erforderlichen Vorarbeiten zur Erstellung des Angebotes, das Ausfüllen von Leistungsverzeichnissen und die Erstellung von Alternativ- oder Abänderungsangeboten. Ist in den Ausschreibungsunterlagen für besondere Ausarbeitungen eine Vergütung vorgesehen, gebührt sie allen geeigneten Bietern, die ein ausschreibungskonformes Angebot gelegt haben.