Der feine Unterschied zwischen Zuschlagsentscheidung und Zuschlagserteilung

Das Vergabeverfahren kann grundsätzlich auf zwei Arten enden: Entweder erfolgt der Zuschlag, also der Abschluss eines Leistungsvertrags mit der ausgewählten Best- oder Billigstbieterin, oder das Vergabeverfahren wird widerrufen. Wird das Vergabeverfahren mit Zuschlag beendet, muss der Auftraggeber in der Regel folgenden Ablauf beachten:

Wurde das Best- oder Billigstangebot ermittelt, erfolgt grundsätzlich zuerst die Mitteilung der Zuschlagsentscheidung. Der Auftraggeber hat allen im Vergabeverfahren verbliebenen BieterInnen mitzuteilen, an welche BieterIn der Zuschlag erteilt werden soll.

Die Mitteilung der Zuschlagsentscheidung muss folgende Mindestinhalte aufweisen:

• den Gesamtpreis und die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes (es sei denn, die Bekanntgabe dieser Information widerspricht dem freien und lauteren Wettbewerb);
• Gründe für die Ablehnung des Angebotes der jeweiligen Bieterin;
• das Ende der Stillhaltefrist.

Die Bekanntgabe des Endes der Stillhaltefrist ist von wesentlicher Bedeutung. Innerhalb der Stillhaltefrist darf der Auftraggeber den Zuschlag nicht erteilen. Wird der Zuschlag trotzdem erteilt, ist dieser absolut nichtig. Die Stillhaltefrist beginnt mit der Übermittlung bzw. Bereitstellung der Mitteilung der Zuschlagsentscheidung und beträgt im Rahmen der eVergabe 10 Tage (ansonsten 15 Tage). Eine Verpflichtung zur Mitteilung der Zuschlagsentscheidung besteht nur in bestimmten Ausnahmefällen nicht.

Eine Mitteilung der Zuschlagsentscheidung hat nicht zu erfolgen, wenn

• der Zuschlag der einzig im Vergabeverfahren verbliebenen Bieterin erteilt werden soll;
• aufgrund Sonderregelungen ein Verhandlungsverfahren mit nur einer Bieterin geführt wird, oder
• Leistungen aufgrund einer Rahmenvereinbarung oder eines dynamischen Beschaffungssystems abgerufen werden.

Hinweis: Die Gründe für die Zuschlagsentscheidung sind im Vergabeakt zu dokumentieren.

Nach Ablauf der Stillhaltefrist darf die Auftraggeberin den Zuschlag erteilen. Die Zuschlagserteilung ist die an die Bieterin abgegebene Erklärung, dass im Zuge des Vergabeverfahrens gelegte Angebot anzunehmen.

Die Annahme des Angebots erfolgt innerhalb der in der Ausschreibung vorgesehenen Zuschlagsfrist. Die Zuschlagsfrist dauert in der Regel zwischen drei und fünf Monaten nach Ablauf der Angebotsfrist. Die Zuschlagserteilung kann je nach Organisationsstruktur auf unterschiedliche Weise erfolgen. So kann der Zuschlag z.B. durch ein Auftragsschreiben, einen Bestellschein oder einen Schlussbrief erfolgen. Die Auftraggeberin kann von der Auftragnehmerin eine Auftragsbestätigung verlangen. Für den Vertragsabschluss ist dies aber nicht zwingend erforderlich, es sei denn der Zuschlag erfolgt nach Ablauf der Zuschlagsfrist. In diesem Fall entsteht das Vertragsverhältnis erst mit Annahme durch die Bieterin.