Vom Teilnahmeantrag bis zur Stillhaltefrist: Fristenarten und ihre Berechnung

Die Einhaltung von Fristen ist im Vergabeverfahren entscheidend. Unternehmen, die an Ausschreibungen teilnehmen wollen, müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten Fristen einhalten, um nicht von der Vergabe ausgeschlossen zu werden.

Teilnahmeantragsfrist

Bevor Unternehmen ein Angebot abgeben können, müssen sie sich meist zunächst um die Teilnahme am Vergabeverfahren bewerben. Diese Teilnahme erfolgt durch die Einreichung eines Teilnahmeantrags.

Bei nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung, wettbewerblichem Dialog und dynamischem Beschaffungssystem beträgt diese Frist im Oberschwellenbereich mindestens 30 Tage. Sie beginnt mit der Absendung der Bekanntmachung oder bei Vorinformation mit der Aufforderung zur Interessensbestätigung.

Angebotsfrist

Die Angebotsfrist definiert den Zeitraum, in dem Unternehmen ihre Angebote einreichen müssen. Ihre Länge richtet sich nach der gewählten Verfahrensart sowie danach, ob es sich um Aufträge im Unter- oder Oberschwellenbereich handelt.

Auskunfts- und Verbesserungsfrist

Unternehmen, die während des Vergabeverfahrens zusätzliche Informationen benötigen, haben das Recht, bei der:dem Auftraggeber:in Auskünfte anzufordern. Diese müssen spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist bereitgestellt werden; bei beschleunigten Verfahren sind es vier Tage. Falls eingereichte Unterlagen unvollständig oder fehlerhaft sind, erhalten Unternehmen eine angemessene Frist zur Korrektur oder Ergänzung.

Zuschlags- und Bindefrist

Die Zuschlagsfrist ist der Zeitraum, innerhalb dessen der:die Auftraggeber:in den Zuschlag an eine:n Bieter:in erteilen muss, gerechnet ab dem Ende der Angebotsfrist. Diese beträgt in der Regel maximal fünf Monate, in Ausnahmefällen bis zu sieben Monate.

Die Bindefrist ist die Zeitspanne, in der Bieter:innen an ihre Angebote gebunden sind und diese nicht zurückziehen können. In besonderen Fällen kann diese Bindung verlängert oder verkürzt werden, etwa wenn sich das Vergabeverfahren ausnahmsweise verzögert.

Stillhaltefrist

Die Stillhaltefrist beginnt mit der Zurverfügungstellung der Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung. Diese beträgt bei e-Vergaben 10 Tage, bei anderen Verfahren 15 Tage und soll unterlegenen Bieter:innen die Möglichkeit geben, die Zuschlagsentscheidung rechtlich überprüfen zu lassen, bevor ein Vertrag endgültig geschlossen wird.

Berechnung der Fristen

Die korrekte Berechnung dieser Fristen ist essenziell, um Fristversäumnisse zu vermeiden:

• Der erste Tag der Fristberechnung wird nicht mitgezählt. Die Frist beginnt am Tag nach dem auslösenden Ereignis, wie der Veröffentlichung der Bekanntmachung.

• Fällt das Ende einer Frist auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, wird die Frist auf den nächsten Werktag verlängert.
• Fristen, die in Wochen angegeben sind, enden am gleichen Wochentag, an dem sie begonnen haben (eine 7-Tage-Frist, die an einem Dienstag beginnt, endet am darauffolgenden Dienstag).